Hướng dẫn
Vai trò, phạm vi dữ liệu và phê duyệt
Dữ liệu nhân sự và lương là dữ liệu nhạy cảm nhất trong doanh nghiệp, nhưng ở nhiều nơi quyền truy cập được cấp theo thói quen và quy trình duyệt chạy qua tin nhắn. Rifena tách hai việc thật rõ: mỗi người chỉ thấy đúng phạm vi mình phụ trách, và mỗi yêu cầu đi tới đúng người duyệt với dấu vết đầy đủ. Bạn giữ được kiểm soát mà không phải đánh đổi tốc độ.
Kết thúc bước này, mỗi người thử nghiệm nhìn thấy đúng phạm vi dữ liệu và một yêu cầu mẫu đi tới đúng người duyệt.
Trước khi bắt đầu
Người thực hiện: quản trị viên doanh nghiệp. Người phụ trách từng nghiệp vụ phải tham gia kiểm tra kết quả.
Cây tổ chức và vị trí cần được tạo trước. Chuẩn bị danh sách ai làm gì, dữ liệu họ cần xem và người thay thế khi người duyệt vắng mặt.
Chọn hoặc tạo vai trò
Đường dẫn: Hệ thống → Cài đặt → Mở Vai trò và Quyền.
- Mở một vai trò hệ thống phù hợp trước khi tạo vai trò mới.
- Nếu cần vai trò riêng, chọn Tạo vai trò.
- Nhập Tên vai trò, chọn các nhóm quyền theo công việc thực tế và đặt trạng thái Hoạt động.
- Chọn Lưu và chờ trạng thái Đã lưu.
Vai trò trả lời câu hỏi “người này được làm gì”. Phạm vi dữ liệu trả lời câu hỏi “người này được làm việc đó với dữ liệu của ai”.
Gán vai trò và phạm vi
Từ vai trò đã chọn, dùng Cấp vai trò này… hoặc mở khu vực phân quyền:
- Chọn người, vị trí hoặc nhóm cần cấp.
- Chọn Vai trò.
- Chọn đúng Phạm vi:
- Toàn tổ chức — dữ liệu của toàn doanh nghiệp;
- Theo nhóm — chỉ các nhóm đã chọn, có thể gồm nhóm con;
- Chỉ cá nhân — dữ liệu của chính người được cấp.
- Nếu chọn Theo nhóm, chọn các nhóm cụ thể và kiểm tra lựa chọn nhóm con.
- Lưu, rồi kiểm tra phân quyền vừa tạo xuất hiện trong danh sách.
Chỉ dùng Toàn tổ chức khi công việc thực sự cần. Với trưởng bộ phận hoặc HR phụ trách một nhánh, ưu tiên Theo nhóm.
Kiểm tra quyền trước khi thiết lập phê duyệt
Nhờ một người thử nghiệm đăng nhập lại và kiểm tra:
- thanh điều hướng chỉ hiện các mục cần dùng;
- danh sách chỉ có người hoặc nhóm thuộc phạm vi được giao;
- họ mở được màn hình nghiệp vụ cần xử lý;
- họ không nhìn thấy dữ liệu ngoài trách nhiệm.
Nếu kết quả sai, sửa phân quyền trước khi tạo Mở Quy trình phê duyệt.
Gói dịch vụ và cách duyệt mặc định
Trình dựng quy trình phê duyệt là module riêng, có từ gói Professional. Không có module này, doanh nghiệp không dựng được quy trình riêng, nhưng mọi yêu cầu vẫn được duyệt theo cách duyệt mặc định của Rifena.
Duyệt mặc định hoạt động thế nào
Mỗi loại yêu cầu có một quyền duyệt riêng. Người được cấp quyền đó, trong phạm vi dữ liệu của mình, duyệt ngay trên màn hình nghiệp vụ; không có chuỗi nhiều bước, điều kiện rẽ nhánh, thời hạn hay leo thang. Màn hình Mở Phê duyệt chỉ liệt kê các yêu cầu đi qua quy trình tự dựng.
| Yêu cầu | Ai duyệt khi chưa có quy trình riêng |
|---|---|
| Nghỉ phép | Người có quyền duyệt nghỉ phép trong phạm vi được giao, thường là quản lý trực tiếp hoặc nhân sự |
| Tăng ca | Người có quyền duyệt tăng ca trong phạm vi được giao |
| Đổi ca | Yêu cầu chờ ở trạng thái đang xử lý cho tới khi người có quyền duyệt đổi ca xử lý |
| Tạm ứng, hoàn chi | Người có quyền duyệt tạm ứng hoặc hoàn chi trong nhóm chính của người gửi |
| Kỳ lương | Người có quyền duyệt kỳ lương |
| Thanh toán lương | Người có quyền cập nhật thanh toán ở phạm vi toàn công ty |
| Miễn giảm thuế | Đề nghị chờ ở trạng thái đang xử lý cho tới khi nhân sự có quyền duyệt miễn giảm xử lý |
| Biến động nhân sự | Áp dụng ngay khi người có quyền tạo sự kiện lưu; riêng các loại cần rà soát, như chuyển đổi hợp đồng, giữ ở bản nháp để nhân sự xử lý |
| KPI | Người có quyền duyệt KPI |
Muốn ai duyệt được gì, hãy cấp đúng quyền và phạm vi ở phần gán vai trò phía trên. Đó là toàn bộ cấu hình cần thiết cho gói Standard.
Khi có Trình dựng quy trình phê duyệt
Bạn dựng quy trình cho từng loại yêu cầu theo hướng dẫn ở mục tiếp theo: nhiều bước, điều kiện, người duyệt theo người, vai trò, vị trí hoặc quản lý trực tiếp, thời hạn, uỷ quyền và leo thang. Khi một quy trình được kích hoạt, yêu cầu loại đó đi theo quy trình thay cho cách duyệt mặc định. Quy trình đã kích hoạt tiếp tục chạy kể cả khi gói sau này không còn module, nhưng bạn sẽ không sửa hay tạo mới được.
Tạo quy trình phê duyệt
Mục này cần module Trình dựng quy trình phê duyệt; nếu gói của công ty chưa có, bỏ qua và dùng cách duyệt mặc định ở mục trên.
Sau khi phân quyền đã đúng, dùng hướng dẫn thư viện và trình dựng quy trình để lưu bản nháp trước, thêm hoặc chèn các bước, kiểm tra thứ tự rồi kích hoạt bản đã lưu.
Trước khi kích hoạt, thống nhất với người phụ trách nghiệp vụ về người duyệt, điều kiện áp dụng và cách xử lý quá hạn. Nhãn Tắt cho biết quy trình chưa nhận yêu cầu mới; chỉ chuyển sang Hoạt động sau khi đã lưu và kiểm tra cấu hình. Rà các yêu cầu đang chờ trước khi tắt một quy trình đang dùng để đổi thứ tự.
Chạy một yêu cầu mẫu
- Dùng tài khoản nhân viên thử để tạo một yêu cầu thuộc loại vừa cấu hình.
- Kiểm tra yêu cầu chuyển sang trạng thái chờ xử lý.
- Dùng tài khoản người duyệt dự kiến, chọn Mở Phê duyệt.
- Xác nhận yêu cầu xuất hiện, đọc thông tin và thực hiện phê duyệt thử.
- Quay lại tài khoản người gửi và kiểm tra trạng thái cuối.
Nếu yêu cầu không tới đúng người, kiểm tra trạng thái Kích hoạt, điều kiện, thứ tự bước, vai trò và phạm vi của người duyệt. Không gửi nhiều yêu cầu giống nhau khi chưa thay đổi một điều kiện cụ thể.
Nếu người dùng không thấy yêu cầu, màn hình hoặc hành động đúng phạm vi, xem Sự cố truy cập và thông báo.