Hướng dẫn
Báo cáo pháp định
Báo cáo bảo hiểm và thuế là nghĩa vụ định kỳ mà doanh nghiệp không được phép sai, trong khi dữ liệu để lập báo cáo lại nằm rải rác nhiều nơi. Rifena tổng hợp từ chính dữ liệu lương và bảo hiểm đã chốt để hồ sơ sẵn sàng đúng hạn; việc nộp và trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về doanh nghiệp, đúng như quy định.
Dành cho ai
Dành cho HR, người phụ trách lương hoặc kế toán chuẩn bị báo cáo từ dữ liệu Rifena. Người được giao kiểm tra hồ sơ cần rà file trước khi bàn giao cho người nộp.
Kết quả cần đạt
Bạn có file báo cáo đúng mẫu và kỳ, biết phiên bản mẫu đã dùng, đã đối chiếu số liệu và biết việc còn phải làm trước khi bàn giao cho người nộp.
Trước khi bắt đầu
Xác nhận đúng doanh nghiệp, kỳ báo cáo và dữ liệu nguồn đã được người phụ trách rà soát. Khi dùng mẫu Excel, cần một phiên bản đã đưa vào sử dụng; người chuẩn bị mẫu làm theo Thiết lập mẫu báo cáo pháp định. Riêng 01/PLI, trình tạo hiện dùng kỳ năm; không chọn một năm để thay cho nghĩa vụ báo cáo 06 tháng. Xem phạm vi 01/PLI ở phần Bàn giao.
Thực hiện
- Mở báo cáo pháp định, lọc đúng loại báo cáo và kỳ rồi tìm hồ sơ hiện có. Nếu đã có, mở hồ sơ đó để kiểm tra trạng thái; không tạo thêm chỉ vì chưa thấy dòng trong bộ lọc hiện tại.
- Nếu báo cáo hiện có ở trạng thái Đã nộp, Đã tiếp nhận hoặc Bị từ chối và cần sửa sau khi nộp, chọn Tạo bản điều chỉnh từ báo cáo đó. Chỉ chọn Tạo lại khi người chịu trách nhiệm đã duyệt việc hủy báo cáo cũ và thay bằng bản mới; ghi lại lý do và ảnh hưởng trước khi xác nhận.
- Khi cần tạo mới, chọn Tạo báo cáo. Nếu màn hình có Loại pháp định, Template nhà cung cấp và Phiên bản sử dụng, chọn lần lượt đúng loại, mẫu Excel và phiên bản đang dùng. Chỉ phiên bản đã đưa vào sử dụng mới chọn được cho báo cáo mới. Nếu chưa có mẫu, bàn giao cho người chuẩn bị mẫu qua Tạo template báo cáo. Nếu tính năng mẫu Excel chưa được bật, màn hình vẫn dùng lựa chọn loại báo cáo có sẵn; chọn đúng loại đang được hiển thị.
- Nhập Năm kỳ báo cáo và Tháng kỳ báo cáo nếu màn hình yêu cầu. Kiểm tra lại kỳ sau khi đổi loại hoặc mẫu; tên mẫu do doanh nghiệp đặt không mở thêm một kỳ báo cáo mà nguồn dữ liệu chưa hỗ trợ. Chọn Kiểm tra dữ liệu. Với mẫu Excel, cảnh báo cần xác nhận sẽ mở bước rà soát; nếu không có cảnh báo, báo cáo được tạo ngay. Với loại báo cáo có sẵn, nút này cũng tạo báo cáo ngay.
- Đọc từng cảnh báo trong Dữ liệu Rifena và Mapping và căn cứ pháp lý. Sửa dữ liệu sai tại nơi quản lý dữ liệu đó; lỗi ghép cột cần bàn giao cho người chuẩn bị mẫu. Nếu có cảnh báo cần xác nhận, chỉ đánh dấu sau khi đã rà soát và hiểu phần còn phải kiểm tra trên file. Không quyết định chỉ theo màu cảnh báo. Dùng file kết quả để rà soát; xác nhận cảnh báo không chứng minh hồ sơ đủ điều kiện nộp.
- Ở bước rà soát cảnh báo, chọn Đã rà soát, tạo báo cáo sau khi xác nhận. Nếu báo cáo đã được tạo ở bước kiểm tra, chuyển sang bước 7. Nếu xuất hiện Đã có báo cáo cho kỳ này, dừng tạo mới và xử lý theo bước 2. Nếu danh sách cảnh báo thay đổi, đọc lại trước khi xác nhận; không bấm tạo lặp khi chưa biết lần trước đã thành công hay chưa.
- Khi kết quả ở trạng thái Đã tạo, kiểm tra Template đã dùng nếu có, rồi chọn Mở báo cáo. Tải file đang được cung cấp, mở file và đối chiếu doanh nghiệp, kỳ, số người, các trường bắt buộc và số tổng với dữ liệu nguồn. Báo cáo giữ phiên bản mẫu đã dùng lúc tạo; phiên bản mẫu mới không tự thay đổi file báo cáo cũ. Chỉ dùng các định dạng đang hiển thị ở hồ sơ; việc đưa file vào phần mềm hoặc cổng tiếp nhận cần được kiểm tra riêng.
- Sau khi hồ sơ đã được kiểm tra và người phụ trách đã nộp bên ngoài, người có quyền ghi nhận nộp mới chọn Đánh dấu đã nộp và nhập mã hồ sơ. Chỉ chọn Cổng đã tiếp nhận hoặc Cổng từ chối sau khi đối chiếu kết quả bên ngoài. Các nút này lưu kết quả bạn đã kiểm tra, không gửi hồ sơ hoặc hỏi kết quả từ cổng.
Kiểm tra kết quả
Đúng loại báo cáo, kỳ và phiên bản mẫu; mở được file kết quả; số liệu đã được đối chiếu và các cảnh báo còn lại có người xử lý. Hồ sơ không bị tạo trùng ngoài quyết định thay thế hoặc điều chỉnh đã duyệt. Trạng thái nộp và tiếp nhận chỉ được ghi khi đã có kết quả bên ngoài tương ứng.
Khi chưa thể tiếp tục
Dừng nếu đang xử lý kỳ 06 tháng trong trình tạo năm, chưa duyệt ảnh hưởng của Tạo lại, bản điều chỉnh không xuất phát từ báo cáo Đã nộp, Đã tiếp nhận hoặc Bị từ chối, còn lỗi kỹ thuật hoặc dữ liệu một phần chưa được đối chiếu, hay trạng thái chưa là Đã tạo hoặc chưa mở được báo cáo. Sửa nguyên nhân hoặc bàn giao; không nộp hồ sơ đó.
Bàn giao
Bàn giao file đã rà soát, loại báo cáo, kỳ, tên và phiên bản mẫu, các điểm cần xử lý cùng người chịu trách nhiệm nộp. Sau khi nộp, lưu mã hồ sơ và kết quả tiếp nhận theo quy trình của doanh nghiệp. Che thông tin cá nhân, lương và thuế khi gửi ảnh hoặc file cho hỗ trợ.
Phạm vi 01/PLI và việc nộp bên ngoài
Theo quy định được rà soát đến ngày 01/09/2026, người sử dụng lao động báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ 06 tháng trước ngày 05/06 và hằng năm trước ngày 05/12, bằng Mẫu 01/PLI.
Gửi Mẫu 01/PLI qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia đến Sở Nội vụ và đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Nếu không thể dùng Cổng Dịch vụ công Quốc gia, gửi bản giấy đến Sở Nội vụ và vẫn thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực; nếu thuộc khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, gửi thêm cho Ban quản lý, còn khu công nghệ cao phải kiểm tra hướng dẫn hiện hành tại địa phương trước khi nộp.
Rifena hiện chỉ cho chọn năm và tạo một hồ sơ 01/PLI cho năm đó.
Rifena hiện chưa hỗ trợ quy trình tạo báo cáo 06 tháng riêng; không dùng hồ sơ năm thay cho báo cáo 06 tháng.
Các bước gửi hồ sơ, thông báo cơ quan và xác nhận kết quả tiếp nhận diễn ra ngoài Rifena; người dùng ghi mã hồ sơ sau khi nộp và ghi trạng thái sau khi đối chiếu kết quả bên ngoài.
Rifena không gọi đến, đồng bộ với hoặc tự xác nhận kết quả từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia.