Hướng dẫn
Nền tảng lương
Ở Việt Nam, tính lương vẫn là công việc thủ công nhất của bộ phận nhân sự: dữ liệu từ nhiều nguồn, công thức riêng của từng doanh nghiệp và các quy định thuế, bảo hiểm thay đổi hằng năm. Rifena xây nền tảng lương để công thức chạy trên chính dữ liệu của hệ thống, được thử trên kỳ mẫu và có phiên bản trước khi áp dụng. Đó là cách bỏ hẳn bảng tính mà vẫn giữ được sự linh hoạt doanh nghiệp cần.
Kết thúc bước này, doanh nghiệp có một chu kỳ lương, một mẫu lương đã xuất bản và đủ cấu hình để tạo kỳ lương thử sau khi chốt công.
Trước khi bắt đầu
Người thực hiện: người phụ trách lương; một người khác rà soát kết quả.
Cần có cơ cấu, nhân viên thử, lịch làm việc, loại nghỉ, quy tắc tăng ca theo luật lao động và người duyệt lương. Chuẩn bị chu kỳ trả lương, các khoản thu nhập/khấu trừ và thông tin ngân hàng nếu doanh nghiệp sẽ xuất tệp chuyển lương.
Tạo chu kỳ lương
Đường dẫn: Mở cấu hình Kỳ lương.
- Chọn Tạo chu kỳ.
- Nhập Tên chu kỳ, chọn Loại chu kỳ, Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc.
- Chọn Lưu chu kỳ.
- Kiểm tra chu kỳ xuất hiện với trạng thái Đang nhập công.
- Nếu cần các chu kỳ kế tiếp, chọn Tạo tự động, rà soát danh sách dự kiến rồi mới xác nhận.
Khoảng ngày của chu kỳ quyết định dữ liệu chấm công được bàn giao sang lương. Không tạo các chu kỳ chồng lấn chỉ để thử.
Rà soát chính sách lương
Đường dẫn: Mở Chính sách lương.
Chỉ cấu hình những phần doanh nghiệp dùng:
- biểu thuế và các loại miễn giảm;
- danh mục khấu trừ và khoản áp dụng cho nhân viên;
- loại nghỉ và số dư liên quan đến lương;
- phí phục vụ nếu doanh nghiệp có vận hành khoản này.
Với dữ liệu theo năm, kiểm tra năm hiệu lực trước khi lưu. Với khoản áp dụng cho một nhân viên, kiểm tra tên người, khoảng ngày và trạng thái sau khi lưu.
Gói dịch vụ và quyền tính lương
Rifena bật tính năng theo module trong gói dịch vụ của công ty; trong mỗi module, người dùng chỉ thấy phần mà vai trò của họ được cấp quyền. Phần lương gồm các module Tính lương (kỳ lương, phiếu lương, khấu trừ), Thuế TNCN, Thanh toán & ngân hàng, Bảo hiểm, Phí phục vụ, Báo cáo pháp định và Trình dựng bảng lương.
Khi một module không có trong gói, mục tương ứng biến mất khỏi thanh điều hướng và đường dẫn trực tiếp mở ra trang không có quyền truy cập. Dữ liệu đã có không bị xoá.
Báo cáo pháp định (BHXH, thuế TNCN theo mẫu) có ở mọi gói. Phân tích & Báo cáo (bảng phân tích, xuất Excel/PDF) có từ gói Professional.
Số nhân viên và số doanh nghiệp của gói là mức bao gồm, không phải rào chắn: vượt mức, bạn vẫn tạo nhân viên hay doanh nghiệp mới và hệ thống hiện cảnh báo. Phần nhân viên vượt được tính phí theo đơn giá vượt công bố trên bảng giá; với doanh nghiệp, đội ngũ Rifena sẽ trao đổi về gói. Chỉ khi gói của công ty được cấu hình chặn khi vượt giới hạn, Rifena mới chặn việc tạo thêm.
Tính lương khi không có Trình dựng bảng lương
Không có module này, kỳ lương vẫn tạo và tính bình thường theo công thức chuẩn của Rifena:
- Thu nhập: lương cơ bản và phụ cấp ghi trên hợp đồng đang hiệu lực; tăng ca đã duyệt tính theo giờ với hệ số của từng bản ghi (mặc định 1,5; làm ngày lễ có hệ số riêng); thưởng, phí phục vụ và phụ cấp ngày lễ nếu có.
- Khấu trừ: nghỉ không lương tính theo ngày công (lương cơ bản chia 22); các khoản đã gán cho nhân viên như BHXH, BHYT, BHTN, khoản vay; thu hồi tạm ứng; tiền phạt vi phạm chấm công chưa được miễn.
- Thuế TNCN: tính theo biểu thuế và các khoản miễn giảm đang hiệu lực trong kỳ.
- Hoàn chi: đề nghị hoàn chi đã duyệt được cộng vào thực nhận, ngoài thu nhập chịu thuế.
Bạn vẫn điều chỉnh được kết quả qua dữ liệu đầu vào: mức lương và phụ cấp trên hợp đồng, danh mục khấu trừ và khoản gán cho từng nhân viên, hệ số tăng ca trên bản ghi, quy tắc phạt, biểu thuế và miễn giảm, phí phục vụ. Điều không làm được là đổi cách tính: thêm thành phần mới, viết công thức riêng hoặc áp công thức khác nhau cho từng nhóm và loại hợp đồng.
Khi có Trình dựng bảng lương
Module này (mặc định có từ gói Professional) cho phép dựng mẫu bảng lương với thành phần, công thức, điều kiện và phạm vi áp dụng riêng, thử trên nhân viên đại diện rồi xuất bản có phiên bản. Kỳ lương tự chọn mẫu phù hợp cho từng nhân viên; nhân viên không khớp mẫu nào vẫn được tính theo công thức chuẩn. Mẫu đã xuất bản tiếp tục được dùng kể cả khi gói sau này không còn module, nhưng bạn sẽ không sửa hay xuất bản phiên bản mới được.
Chưa rõ công ty đang có module nào, hãy hỏi người quản trị hợp đồng dịch vụ.
Tạo và thử mẫu lương
Đường dẫn: Lương → Mở Trình dựng bảng lương.
Bước này cần module Trình dựng bảng lương. Nếu gói của công ty chưa có, bỏ qua bước này: kỳ lương vẫn tính theo công thức chuẩn ở mục trên.
- Chọn Tạo mẫu mới.
- Đặt tên, chọn phạm vi nhân viên và loại hợp đồng phù hợp.
- Thêm các thành phần thu nhập, khấu trừ, thuế và đóng góp doanh nghiệp.
- Mở từng thành phần để chọn cách tính, giá trị, điều kiện và thuộc tính liên quan.
- Chọn Lưu nháp.
- Tại phần xem thử lương, chọn một nhân viên đại diện và một chu kỳ phù hợp.
- Đối chiếu từng thành phần, tổng thu nhập, tổng khấu trừ và thực nhận với kết quả đã được người phụ trách xác nhận.
- Sửa bản nháp và thử lại với ít nhất một trường hợp khác biệt.
- Chọn Xuất bản, đọc toàn bộ cảnh báo rồi xác nhận.
Kết quả hợp lệ là mẫu chuyển sang trạng thái Hoạt động và phiên bản hiển thị Đã xuất bản. Thay đổi nháp sau đó không làm thay đổi phiên bản đã xuất bản cho tới khi bạn xuất bản phiên bản mới.
Chuẩn bị tài khoản và mẫu tệp ngân hàng khi dùng
Đường dẫn: Hệ thống → Cài đặt → Tài khoản & template ngân hàng.
- Tại Tài khoản nguồn, chọn Thêm tài khoản; nhập ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản và chi nhánh.
- Chỉ VCB hiện có mẫu dựng sẵn. Với ngân hàng khác, tại Template Excel ngân hàng chọn Thêm template.
- Tải tệp gốc với trang tính cần xuất nằm đầu workbook, gán đủ tên người nhận không dấu, tài khoản nhận, số tiền và nội dung chuyển khoản, rồi chọn Tạo file thử.
- Mở tệp thử, kiểm tra tiêu đề, thứ tự cột và định dạng.
- Chọn Lưu template, rồi gắn template vào tài khoản nguồn.
Không dùng dữ liệu lương thật trong tệp thử nếu chưa cần. Mở cấu hình ngân hàng chỉ được coi là sẵn sàng sau khi người phụ trách thanh toán mở và kiểm tra được tệp.
Kết quả cần thấy
- Chu kỳ lương ở trạng thái Đang nhập công.
- Mẫu lương ở trạng thái Hoạt động với phiên bản Đã xuất bản.
- Nhân viên thử cho kết quả xem trước đã được đối chiếu.
- Nếu dùng chuyển khoản, tài khoản nguồn hiển thị đúng mẫu xuất tệp.
- Trung tâm sẵn sàng vận hành ghi nhận nền tảng lương sau Kiểm tra lại.
Nếu mẫu không xuất bản được, xử lý từng cảnh báo ngay trên màn hình, lưu nháp và thử lại. Không tạo một mẫu khác để né lỗi của bản nháp hiện tại.
Nếu kỳ lương, phiếu lương hoặc thanh toán chưa cho kết quả mong đợi, xem Sự cố lương và thanh toán.