Tổng quan
Lộ trình thiết lập lần đầu
Thiết lập lần đầu quyết định phần mềm sẽ được dùng hay bị bỏ. Rifena rút kinh nghiệm từ nhiều lần triển khai để đưa ra một lộ trình theo đúng thứ tự phụ thuộc: cơ cấu trước, quyền và quy trình sau, chính sách thời gian rồi mới đến lương, để mỗi bước đều có thể chạy thử ngay.
Hoàn thành lộ trình này để có cơ cấu, quyền truy cập, quy trình phê duyệt, chính sách thời gian và nền lương đủ điều kiện cho lần chạy thử đầu tiên.
Ai nên thực hiện
Quản trị viên doanh nghiệp điều phối lộ trình. HR phụ trách cơ cấu và thời gian; người phụ trách lương rà soát chu kỳ, chính sách và mẫu lương; người quản lý danh tính doanh nghiệp hỗ trợ nếu bật đăng nhập một lần.
Trước mỗi bước, kiểm tra đúng doanh nghiệp trong bộ chọn doanh nghiệp.
Thứ tự thiết lập
Đăng ký và bàn giao doanh nghiệp → Cơ cấu tổ chức và chức danh → Vai trò và phạm vi dữ liệu → Phê duyệt + chính sách thời gian → Nền tảng lương → Thiết lập nâng cao cần thiết → Rà soát sẵn sàng và chạy thử
- Đăng ký và bàn giao doanh nghiệp — hoàn tất thông tin công ty, tài khoản quản trị đầu tiên và hồ sơ thiết lập ban đầu.
- Cơ cấu tổ chức và chức danh — tạo các nhóm, tuyến tổ chức và vị trí sẽ được dùng khi gán nhân viên.
- Vai trò, phạm vi dữ liệu và phê duyệt — giao đúng quyền cho đúng người, sau đó thiết lập đường đi của yêu cầu.
- Chính sách thời gian và chấm công — chuẩn bị lịch làm việc, ngày lễ, ca, nghỉ phép, tăng ca và yêu cầu chấm công.
- Nền tảng lương — tạo chu kỳ, rà soát chính sách lương và xuất bản một mẫu lương đã được thử.
- Thiết lập nâng cao khi cần — cấu hình mã tự động, ngân hàng, đăng nhập một lần hoặc nhiều doanh nghiệp khi thực sự dùng.
- Rà soát và chạy thử — chọn Mở Onboarding, xem các mục đang hiển thị và dùng Mở các mục cần xử lý để ưu tiên phần chưa đạt. Thực hiện thay đổi tại đúng màn hình nghiệp vụ rồi chạy thử với dữ liệu đại diện.
Điều kiện để chuyển bước
Chỉ chuyển sang bước kế tiếp khi bạn nhìn thấy kết quả đã lưu trên chính màn hình:
- doanh nghiệp và múi giờ đúng;
- cây tổ chức đã được tạo từ bản nháp;
- vị trí ở trạng thái Hoạt động;
- vai trò đã gán đúng phạm vi;
- quy trình cần dùng đã Kích hoạt;
- chính sách thời gian có đối tượng áp dụng;
- có chu kỳ lương và mẫu lương đã Xuất bản.
Rà soát sẵn sàng
- Xác nhận đúng doanh nghiệp rồi đọc trạng thái và người phụ trách của từng mục đang hiển thị.
- Mở bộ lọc Mở các mục cần xử lý, rồi chọn từng mục cần hoàn thiện.
- Đọc kết quả còn thiếu và người chịu trách nhiệm. Mở hướng dẫn nghiệp vụ tương ứng từ tài liệu này hoặc bàn giao cho đúng người; không đoán đường dẫn màn hình và không tự mở rộng quyền.
- Sau khi người phụ trách lưu thay đổi, quay lại trang Thiết lập và đối chiếu trạng thái hiển thị. Nếu trạng thái chưa phản ánh kết quả đã lưu, ghi lại mục, thời điểm và doanh nghiệp rồi dừng bước đó để kiểm tra.
- Ghi rõ mục nào đã đạt, đang dùng mặc định, chưa áp dụng hoặc còn chờ, cùng người chịu trách nhiệm cho lần chạy thử.
Đây là danh sách chuẩn bị cho chạy thử; nó không tự xác nhận doanh nghiệp đã sẵn sàng vận hành và không thay thế việc kiểm tra quy trình nghiệp vụ thực tế.
Chạy thử trước khi mở rộng
Chọn một nhóm nhỏ có dữ liệu đại diện. Tạo một nhân viên thử, gán ca, ghi nhận chấm công, gửi một yêu cầu nghỉ, chốt công và chạy một kỳ lương nháp. Chỉ mở rộng sau khi người phụ trách từng bước xác nhận kết quả nhìn thấy là đúng.