Quy định luật lao động: kiểm tra và an toàn

Luật lao động không đứng yên, và mỗi doanh nghiệp áp dụng ở mức chặt khác nhau. Rifena tách hai lớp: giá trị pháp lý do nền tảng quản lý theo quốc gia và có hiệu lực theo ngày; doanh nghiệp chỉ chọn quy định nào cảnh báo, quy định nào chặn. Nhờ vậy tuân thủ đi cùng từng thao tác hằng ngày thay vì chờ đến kỳ kiểm tra, mà không ai có thể vô tình sửa một con số của luật.

Sau bài này, bạn biết thư viện có những quy định nào, cách áp dụng và đổi chế độ, hệ thống kiểm tra ở màn hình nào và khi nào, điều gì xảy ra khi vi phạm ở chế độ cảnh báo hoặc chặn, và vì sao dữ liệu luật luôn an toàn.

Mở tại

Hệ thống → Cài đặt → Mở Quy định luật lao động

Người thực hiện

HR chính sách hoặc quản trị viên có quyền quản lý quy định lao động

Điều kiện trước khi bắt đầu

Doanh nghiệp đã khai báo quốc gia và vùng lương trong cài đặt Doanh nghiệp

Thư viện quy định

Mỗi quy định hiển thị giá trị, đơn vị, ngày hiệu lực và điều luật; doanh nghiệp chỉ chọn chế độ kiểm tra ở bên phải.

Thư viện hiện có 28 quy định theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản liên quan, chia thành bảy nhóm:

Nhóm	Quy định
Tăng ca	Giới hạn OT ngày thường, tháng, năm
Giờ làm việc	Giờ làm chuẩn mỗi ngày, mỗi tuần
Nghỉ phép	Nghỉ phép năm cơ bản, phép thâm niên, thai sản, kết hôn, tang chế
Thử việc	Thử việc tối đa theo bốn nhóm trình độ
Lương tối thiểu	Lương tối thiểu vùng I đến IV, khấu trừ lương do vi phạm chấm công
Bảo hiểm	Tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN của người lao động và người sử dụng lao động
Phụ cấp	Phụ cấp ca đêm, làm ngày lễ, làm ngày nghỉ tuần

Với mỗi quy định, bạn đọc được giá trị và đơn vị, ngày hiệu lực, giá trị sắp có hiệu lực nếu có, cùng nguồn pháp lý. Thanh trên cùng đếm số quy định đang chặn, đang cảnh báo và số đã áp dụng trên tổng số. Ô tìm kiếm lọc theo tên, mã hoặc mô tả.

Áp dụng quy định cho doanh nghiệp

Quy định được thêm ở chế độ Cảnh báo; chuyển sang Chặn từ trang chính sau khi thử.

Chọn cả nhóm hoặc từng quy định; bộ đếm cho biết bao nhiêu quy định sẽ được thêm.

Doanh nghiệp mới đăng ký được áp dụng sẵn toàn bộ thư viện ở chế độ cảnh báo. Nếu đã gỡ bớt, chọn Thêm quy định:

1. Lọc theo nhóm hoặc tìm theo tên; chọn từng quy định hoặc Chọn cả nhóm.
2. Đọc giá trị và ngày hiệu lực của từng quy định trước khi thêm.
3. Chọn Áp dụng. Rifena báo số quy định đã thêm; nếu chỉ thêm được một phần, đọc từng dòng lỗi và thử lại những dòng chưa thêm.

Quy định mới luôn ở chế độ Cảnh báo. Không có Thêm quy định nghĩa là mọi quy định khả dụng đã được áp dụng, hoặc tài khoản chỉ có quyền xem.

Ba chế độ với mỗi quy định

Cảnh báo

Rifena vẫn cho lưu, nhưng hiển thị cảnh báo trên biểu mẫu và trả lại cảnh báo sau khi lưu để người có thẩm quyền rà soát.

Chặn

Biểu mẫu và nghiệp vụ liên quan không lưu được khi vi phạm; thông báo cho biết quy định nào chặn.

Gỡ khỏi doanh nghiệp

Doanh nghiệp ngừng kiểm tra quy định đó; quy định vẫn nằm trong thư viện và có thể thêm lại bất cứ lúc nào.

Chuyển sang Chặn luôn qua hộp xác nhận vì thao tác này ảnh hưởng tới nhiều màn hình nghiệp vụ.

• Chuyển Cảnh báo → Chặn: hộp Bật chế độ chặn? liệt kê quy định bị ảnh hưởng; chọn Xác nhận chặn.
• Chuyển Chặn → Cảnh báo: áp dụng ngay, có thông báo.
• Biểu tượng thùng rác gỡ một quy định sau khi xác nhận.

Thao tác hàng loạt áp dụng cho cả nhóm; kết quả có thể thành công một phần và được báo rõ.

Menu ⋯ cạnh tên nhóm có Chặn cả nhóm, Cảnh báo cả nhóm và Gỡ cả nhóm khỏi tổ chức. Sau mỗi thay đổi, dải thông báo cho biết số quy định bị tác động và nút Hoàn tác khôi phục đúng cấu hình trước đó khi thông báo còn hiển thị.

Hệ thống kiểm tra ở đâu

Quy định được kiểm tra ở hai thời điểm: ngay khi bạn nhập trên biểu mẫu, và khi lưu.

Kiểm tra trực tiếp trên biểu mẫu

Thẻ giới hạn tháng và năm cho biết số giờ còn lại; khi lưu, hệ thống so lại số giờ với giới hạn và chế độ đang áp dụng.

Dưới trường liên quan, biểu mẫu hiện Trong giới hạn cho phép, hoặc giá trị vượt giới hạn, thấp hơn mức tối thiểu, khác với giá trị bắt buộc kèm hậu tố (cảnh báo khi lưu) hay lưu sẽ bị từ chối. Nếu chưa đánh giá được, biểu mẫu ghi rõ và hệ thống kiểm tra lại khi lưu.

Màn hình	Quy định được kiểm tra
Hợp đồng lao động khi tuyển và khi sửa	Giờ làm chuẩn mỗi tuần; thời gian thử việc với hợp đồng thử việc; lương tối thiểu vùng theo vùng lương của doanh nghiệp
Đăng ký, sửa và duyệt tăng ca	Giới hạn OT ngày thường, tháng và năm, tính gộp với các bản ghi đã có
Loại nghỉ phép	Số ngày mặc định của phép năm, thai sản, kết hôn, tang chế
Gói bảo hiểm	Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN của hai bên
Công ngày lễ	Phụ cấp làm ngày lễ
Biến động lương cơ bản	Lương tối thiểu vùng
Mẫu bảng lương và kỳ lương	Trần đóng bảo hiểm, giới hạn khấu trừ do vi phạm chấm công

Kiểm tra khi lưu

Khi lưu, Rifena đánh giá lại từng quy định với dữ liệu thật:

• Ở chế độ Cảnh báo, bản ghi được lưu và cảnh báo hiện trong hộp thoại hoặc trang kết quả để người có thẩm quyền quyết định tiếp.
• Ở chế độ Chặn, bản ghi không được lưu; thông báo cho biết Không thể lưu cùng tên quy định vi phạm, và dữ liệu đã nhập được giữ để bạn sửa.
• Quy định đã gỡ hoặc không áp dụng cho trường hợp đó thì không được đánh giá.

Trong Trình dựng bảng lương

Với các khoản bảo hiểm bắt buộc, trần đóng được tra từ quy định có hiệu lực trong kỳ lương: BHXH và BHYT dùng 20 lần lương cơ sở; BHTN dùng 20 lần lương tối thiểu vùng của đơn vị. Thiếu vùng lương hoặc thiếu giá trị hiệu lực, mẫu vẫn xem thử được và mục Kiểm tra mẫu báo khoản chưa xác định được trần; quy định ở chế độ Chặn phải được xử lý trước khi xuất bản hoặc tính lương.

Với doanh nghiệp tại Việt Nam, vi phạm chấm công là điểm và số tiền tham chiếu. Quy định Khấu trừ lương do vi phạm chấm công giới hạn số tiền được trừ; một mẫu lương trừ vượt mức bị báo trong xem thử và bị chặn khi xuất bản.

Vì sao dữ liệu luật an toàn

• Chỉ đọc: tên, mã, giá trị, đơn vị, nguồn và ngày hiệu lực do nền tảng quản lý theo quốc gia; doanh nghiệp không sửa được và không thể biến một giá trị pháp lý thành quy ước nội bộ.
• Có hiệu lực theo ngày: mỗi lần luật đổi, Rifena phát hành giá trị mới với ngày hiệu lực riêng; kỳ lương cũ tính theo giá trị đúng thời điểm đó, và màn hình báo trước giá trị sắp có hiệu lực.
• Không đoán khi thiếu dữ liệu: quy định chưa đánh giá được vì thiếu quốc gia, vùng lương hay dữ liệu hiệu lực sẽ báo rõ thay vì tự cho qua hay tự chặn; chỉ quy định được cấu hình Chặn mới chặn.
• Chế độ mặc định là cảnh báo: doanh nghiệp bắt đầu bằng quan sát, chuyển sang chặn theo từng quy định khi quy trình đã sẵn sàng.
• Mọi thay đổi có xác nhận và hoàn tác: chuyển sang chặn hoặc gỡ luôn qua hộp xác nhận; thao tác hàng loạt có nút hoàn tác đúng cấu hình trước đó.
• Đúng người: người chỉ có quyền xem thấy toàn bộ quy định nhưng không đổi chế độ hay gỡ được.

Giới hạn hiện tại cần biết

• Thử việc theo bốn nhóm trình độ: hợp đồng chưa có trường trình độ, nên biểu mẫu hợp đồng kiểm tra theo mức tối đa 180 ngày.
• Giờ làm chuẩn mỗi ngày chưa kiểm tra được từ hợp đồng; hiện chỉ kiểm tra giờ mỗi tuần.
• Lương tối thiểu vùng dùng vùng lương của doanh nghiệp; doanh nghiệp nhiều địa điểm cần cùng một vùng hoặc chờ hỗ trợ theo địa điểm làm việc.
• Tỷ lệ bảo hiểm và phụ cấp chỉ được kiểm tra ở màn hình cấu hình tương ứng, chưa tự động đối chiếu trong công thức lương.

Đây là những điểm Rifena ghi rõ để bạn không kết luận sai về mức độ tuân thủ chỉ vì một quy định có trong thư viện.

Khác với Tuân thủ chấm công

Quy định luật lao động là hàng rào pháp lý áp dụng cho biểu mẫu và tính lương. Vận hành → Tuân thủ quản lý quy tắc vi phạm chấm công, từng vi phạm và thống kê; số tiền tham chiếu ở đó không tự động thành khấu trừ lương. Xem Rà soát tuân thủ.

Xem tiếp

• Quy định luật lao động để tra nhanh từng nhãn trên màn hình.
• Trình dựng bảng lương để hiểu trần bảo hiểm trong mẫu lương.
• Sự cố Cài đặt khi một quy định không đổi được chế độ.