Hướng dẫn
Trình dựng quy trình phê duyệt
Ở nhiều doanh nghiệp, một đơn nghỉ phép hay một kỳ lương được duyệt qua tin nhắn, và không ai biết chắc ai đã đồng ý lúc nào. Rifena đưa việc duyệt thành một quy trình vẽ được trên sơ đồ: từng bước có người duyệt, cách chốt kết quả, thời hạn và cách xử lý khi quá hạn. Yêu cầu đi đúng người, đúng thứ tự, và mọi quyết định đều để lại dấu vết.
Sau bài này, bạn dựng được một quy trình phê duyệt từ bản nháp đến kích hoạt: chọn loại yêu cầu, đặt điều kiện áp dụng, thêm và sắp xếp các bước, chọn người duyệt, đặt thời hạn, chuyển cấp, và biết hệ thống giữ an toàn ở đâu.
Trình dựng quy trình làm được gì
- Dựng quy trình riêng cho 11 loại yêu cầu: nghỉ phép, tăng ca, kỳ lương, thanh toán, đổi ca, miễn thuế, ghi đè phụ cấp, sự kiện nhân sự, tạm ứng, hoàn chi và điểm KPI.
- Chọn quy trình nào được áp dụng bằng điều kiện trên dữ liệu của yêu cầu và thứ tự ưu tiên.
- Thêm bao nhiêu bước tùy nhu cầu, chèn bước vào giữa, kéo thả đổi thứ tự.
- Chọn người duyệt theo người cụ thể, vai trò, chức vụ, quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận hoặc người tham gia yêu cầu.
- Chốt kết quả mỗi bước bằng một người, tất cả hoặc đa số.
- Đặt điều kiện bỏ qua bước, thời hạn xử lý, cách chuyển cấp khi quá hạn và cho phép ủy quyền.
- Đọc trạng thái sẵn sàng với lỗi chặn và cảnh báo trước khi kích hoạt.
Không có module này, mọi yêu cầu vẫn được duyệt theo cách duyệt mặc định của Rifena. Xem Gói dịch vụ và cách duyệt mặc định.
Bố cục màn hình
- Thư viện quy trình bên trái: tìm theo tên, lọc theo loại yêu cầu, chuyển trang và Tạo mới. Mỗi thẻ cho biết loại yêu cầu và trạng thái Hoạt động hoặc Tắt.
- Sơ đồ ở giữa: Nguồn yêu cầu kèm điều kiện áp dụng, các thẻ bước duyệt và Kết quả xử lý. Trên sơ đồ có Thêm bước, Cấu hình và Kích hoạt quy trình.
- Phần chỉnh sửa bên phải: cấu hình quy trình hoặc bước đang chọn, mỗi phần có nút lưu riêng.
Trên màn hình nhỏ, ba khu vực hiện lần lượt; dùng Quay lại để về sơ đồ hoặc thư viện.
Tạo quy trình mới
- Trong thư viện chọn Tạo mới. Phần Bản nháp quy trình mở ra.
- Nhập Tên quy trình và chọn Loại yêu cầu.
- Đặt Ưu tiên: số lớn hơn được xét trước khi nhiều quy trình cùng loại; bằng nhau thì quy trình tạo trước được xét trước, và hệ thống chọn quy trình đầu tiên có điều kiện khớp.
- Thêm điều kiện áp dụng nếu quy trình chỉ dành cho một số yêu cầu, xem mục bên dưới.
- Chọn Lưu bản nháp. Quy trình xuất hiện trong thư viện với nhãn Tắt.
Quy trình mới luôn ở trạng thái Tắt cho tới khi bạn kích hoạt, nên có thể dựng dần mà không ảnh hưởng yêu cầu đang chạy.
Cấu hình quy trình và điều kiện áp dụng
Phần Cấu hình quy trình hiện ở cột phải khi bạn mở một quy trình mà chưa chọn bước; khi đang xem một bước, nút Cấu hình trên sơ đồ đưa bạn về phần này. Phần này có ba mục:
- Thông tin chính: tên, loại yêu cầu và ưu tiên.
- Điều kiện áp dụng: chọn Thêm điều kiện để thêm một dòng gồm Trường dữ liệu, Điều kiện và Giá trị; Thêm nhóm HOẶC để mở một nhóm điều kiện khác.
- Kích hoạt và xử lý khi không khớp: công tắc Kích hoạt và Tự động duyệt nếu yêu cầu không khớp điều kiện nào.
Trường dữ liệu đổi theo loại yêu cầu, ví dụ loại nghỉ và ngày bắt đầu với nghỉ phép, số giờ với tăng ca, số tiền với tạm ứng hoặc hoàn chi, phòng ban cũ và mới với sự kiện nhân sự. Toán tử gồm bằng, khác, lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng, nằm trong và không nằm trong.
Không lưu được một nhóm điều kiện còn dở dang hay hai điều kiện trùng nhau trong cùng nhóm. Kiểm tra các điều kiện có thể cùng thỏa mãn với dữ liệu thực tế trước khi kích hoạt.
Thêm và cấu hình bước duyệt
Chọn Thêm bước đầu tiên hoặc Thêm bước trên sơ đồ, cấu hình rồi chọn Thêm bước duyệt. Với bước đã có, chọn thẻ bước, sửa và chọn Lưu bước duyệt.
Người duyệt
| Loại người duyệt | Khi nên dùng | Cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Quản lý trực tiếp | Duyệt theo tuyến quản lý của nhân viên trong yêu cầu | Quan hệ quản lý đã có trên cây tổ chức |
| Trưởng bộ phận | Duyệt theo bộ phận của nhân viên | Bộ phận đã có người quản lý |
| Vai trò | Những người giữ cùng vai trò đều có thể duyệt | Ai đang giữ vai trò, kể cả qua vị trí hoặc nhóm |
| Chức vụ | Người đang giữ một chức vụ cụ thể | Đúng chức vụ và người đảm nhiệm |
| Người cụ thể | Một người được giao cố định | Người đó còn hoạt động và có quyền duyệt |
| Người tham gia yêu cầu | Chỉ với đổi ca: nhân viên nguồn, nhân viên đích, người nhận ca, người tạo hoặc nhân viên chính | Đúng người mà bước cần lấy làm căn cứ |
Với đổi ca còn có Quản lý của người tham gia yêu cầu và Trưởng bộ phận của người tham gia yêu cầu. Với người duyệt phụ thuộc vào dữ liệu yêu cầu, Rifena xác định người nhận lúc yêu cầu được gửi; hãy thử bằng một yêu cầu đại diện.
Chế độ duyệt
| Chế độ | Bước hoàn tất khi |
|---|---|
| Bất kỳ 1 người | Một người duyệt hợp lệ đồng ý |
| Tất cả | Mọi người duyệt của bước đồng ý |
| Đa số (>50%) | Số người đồng ý vượt quá một nửa |
Điều kiện bỏ qua bước
Phần Điều kiện bỏ qua bước dùng cùng trình dựng điều kiện: khi yêu cầu thỏa điều kiện, bước này được bỏ qua. Không đặt điều kiện thì yêu cầu luôn đi qua bước.
Tùy chọn nâng cao
- Tên bước: tên hiển thị trên sơ đồ và trong lịch sử xử lý.
- Thời hạn xử lý (giờ): số giờ nguyên; để trống nếu không giới hạn. Không có thời hạn, một yêu cầu có thể chờ vô thời hạn nếu mọi người duyệt mất quyền hoặc nghỉ việc.
- Khi quá hạn: Không chuyển cấp, Chuyển cho nhân viên được chọn, hoặc Tự bỏ qua bước. Cách xử lý quá hạn chỉ chạy khi bước có thời hạn.
- Cho phép ủy quyền: người duyệt có thể chuyển phần việc cho người khác; người nhận thay thế ở bước hiện tại, thời hạn không được gia hạn.
Chèn, sắp xếp và xóa bước
| Việc cần làm | Thao tác |
|---|---|
| Thêm vào cuối | Thêm bước trên sơ đồ, cấu hình, Thêm bước duyệt |
| Chèn lên đầu hoặc giữa hai bước | Dấu + trên đường nối tại vị trí cần chèn |
| Đổi thứ tự | Kéo thẻ, hoặc Chuyển bước lên và Chuyển bước xuống |
| Xóa bước | Chọn thẻ bước rồi Xóa bước trong phần chỉnh sửa |
Chỉ chèn, sắp xếp và xóa khi quy trình đang Tắt. Nếu quy trình còn yêu cầu đang duyệt, Rifena từ chối đổi thứ tự cho tới khi các yêu cầu đó hoàn tất hoặc bị hủy. Quy trình đang hoạt động cần ít nhất một bước; không xóa được bước cuối khi quy trình còn bật.
Đọc trạng thái sẵn sàng và kích hoạt
Nhãn cạnh tên quy trình tóm tắt trạng thái: Sẵn sàng, Cần chú ý kèm số cảnh báo, hoặc Chưa sẵn sàng kèm số lỗi chặn. Chọn nhãn để đọc từng mục.
Các quy tắc Rifena kiểm tra trước khi kích hoạt:
- có tên và loại yêu cầu, có ít nhất một bước duyệt;
- bước chọn vai trò, chức vụ hoặc người cụ thể phải có giá trị;
- cách xử lý quá hạn cần có thời hạn xử lý;
- Chuyển cho nhân viên chỉ hợp lệ với chế độ Bất kỳ 1 người;
- bước cuối của quy trình kỳ lương hoặc KPI không được tự hoàn tất khi quá hạn;
- quy trình kỳ lương và KPI phải bắt đầu từ bước 1 và người nhận phải có quyền duyệt ở phạm vi phù hợp;
- người tham gia yêu cầu chỉ dùng cho đổi ca.
Khi không còn lỗi chặn, chọn Kích hoạt quy trình trên sơ đồ và xác nhận nhãn chuyển sang Hoạt động sau khi tải lại. Từ lúc đó, yêu cầu mới thuộc loại này đi theo quy trình thay cho cách duyệt mặc định.
Yêu cầu chạy qua quy trình như thế nào
Khi một yêu cầu được gửi, Rifena chọn quy trình đang hoạt động có điều kiện khớp và ưu tiên cao nhất, xác định người duyệt của bước 1 và thông báo cho họ. Người duyệt xử lý tại Mở Phê duyệt hoặc ngay trên màn hình nghiệp vụ.
- Phê duyệt, Từ chối kèm lý do, Ủy quyền cho người đủ điều kiện, hoặc người gửi Hủy yêu cầu.
- Chọn nhiều yêu cầu để phê duyệt hoặc từ chối hàng loạt với cùng ghi chú.
- Luồng phê duyệt hiển thị bước hiện tại, người đang chờ và bước tiếp theo; Lịch sử xử lý ghi từng quyết định, kể cả hành động của hệ thống khi quá hạn.
Nếu một bước không tìm được người đủ quyền, yêu cầu nghỉ phép hoặc tăng ca vẫn được lưu và chờ duyệt thủ công; tạm ứng và hoàn chi yêu cầu sửa cấu hình trước khi gửi lại. Khi quá hạn không có chuyển cấp, yêu cầu đóng và kỳ lương hoặc điểm KPI trở về Nháp để gửi duyệt lại.
An toàn và giới hạn cần biết
- Người duyệt được kiểm tra lại quyền, phạm vi dữ liệu và trạng thái làm việc tại thời điểm hành động, không chỉ lúc cấu hình.
- Quy trình kỳ lương và KPI luôn cần quyết định cuối của con người; hệ thống không tự duyệt khi quá hạn.
- Không sửa được thứ tự bước khi quy trình đang hoạt động hoặc còn yêu cầu đang duyệt; hãy tắt quy trình sau khi rà các yêu cầu đang chờ.
- Ủy quyền chỉ tới người còn hoạt động và có đúng quyền, phạm vi; thời hạn của bước không được gia hạn.
- Xóa quy trình không hoàn tác; quy trình đã kích hoạt tiếp tục chạy kể cả khi gói sau này không còn module, nhưng bạn không sửa hay tạo mới được.
- Người chỉ có quyền xem yêu cầu không mở được trình dựng; cần quyền quản lý quy trình.