Tra cứu
Quy trình phê duyệt: thư viện và trình dựng
Dùng trình dựng quy trình để chọn người duyệt, điều kiện và thứ tự xử lý cho từng loại yêu cầu trong doanh nghiệp.
Tạo và sắp xếp các bước duyệt trên sơ đồ, kiểm tra người nhận và điều kiện, rồi kích hoạt quy trình đã lưu khi đã sẵn sàng.
Màn hình này thuộc module Trình dựng quy trình phê duyệt, có từ gói Professional. Không có module, yêu cầu vẫn được duyệt theo cách duyệt mặc định.
Bố cục màn hình
- Thư viện quy trình phê duyệt: tìm theo tên, lọc theo loại yêu cầu và chọn quy trình cần xử lý.
- Sơ đồ: theo dõi nguồn yêu cầu, các bước duyệt và kết quả xử lý. Chọn một bước để mở phần chỉnh sửa.
- Phần chỉnh sửa: cấu hình quy trình hoặc bước đang chọn. Thông tin quy trình và từng bước có nút lưu riêng.
- Trạng thái kích hoạt: mở phần tóm tắt cạnh tên quy trình để đọc lỗi chặn, cảnh báo và mục cần kiểm tra. Dòng cảnh báo trên thẻ bước giúp xác định bước cần sửa.
Trên màn hình nhỏ, thư viện, sơ đồ và phần chỉnh sửa hiện lần lượt. Chọn quy trình trong thư viện để vào sơ đồ; chọn bước để chỉnh sửa. Dùng Quay lại để về sơ đồ hoặc thư viện. Không cần tìm ba cột cùng lúc như trên desktop.
Thư viện trống có thể do chưa có quy trình hoặc bộ lọc không khớp. Kiểm tra ô tìm kiếm và Tất cả loại yêu cầu trước khi tạo bản mới. Nếu màn hình báo không tải được danh sách hoặc chi tiết, chọn Thử lại; lỗi tải không có nghĩa dữ liệu đã bị xóa.
Khi có nhiều quy trình, dùng các nút chuyển trang ở cuối thư viện. Tìm kiếm theo tên và bộ lọc áp dụng cho toàn bộ thư viện; đổi từ khóa hoặc loại yêu cầu sẽ đưa danh sách về trang đầu.
Tạo và lưu bản nháp trước
- Trong thư viện, chọn Tạo mới. Khi chưa có quy trình nào, bạn cũng có thể chọn Tạo quy trình phê duyệt ở trạng thái trống. Phần Bản nháp quy trình mở ra.
- Nhập Tên quy trình, chọn Loại yêu cầu và đặt Ưu tiên. Số ưu tiên lớn hơn được xét trước. Khi bằng nhau, quy trình được tạo trước được xét trước; hệ thống chọn quy trình đầu tiên có điều kiện khớp.
- Cấu hình điều kiện áp dụng nếu cần. Kiểm tra các điều kiện có thể cùng thỏa mãn với dữ liệu thực tế.
- Chọn Lưu bản nháp. Quy trình xuất hiện trong thư viện với nhãn Tắt; lúc này mới thêm các bước duyệt vào bản đã lưu.
- Chọn Thêm bước đầu tiên, cấu hình tên bước, nguồn người duyệt và chế độ duyệt. Mở Tùy chọn nâng cao khi cần hạn xử lý, cách xử lý quá hạn hoặc ủy quyền.
- Chọn Thêm bước duyệt. Kiểm tra thẻ bước xuất hiện trên sơ đồ. Tiếp tục thêm các bước cần thiết trước khi kích hoạt.
Nếu sửa thông tin hoặc điều kiện của quy trình, chọn Lưu thay đổi. Nếu sửa một bước đã có, chọn Lưu bước duyệt. Kiểm tra lại bản đã lưu trước khi chuyển sang kích hoạt.
Chèn và sắp xếp các bước
Thực hiện khi quy trình đang Tắt. Trước khi tắt một quy trình đang dùng, rà các yêu cầu đang chờ và thống nhất thay đổi với người phụ trách nghiệp vụ.
| Việc cần làm | Thao tác | Kết quả cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Thêm vào cuối | Chọn Thêm bước trên sơ đồ, hoàn thành phần chỉnh sửa rồi chọn Thêm bước duyệt | Bước mới nằm cuối tuyến |
| Chèn lên đầu hoặc giữa hai bước | Chọn dấu + trên đường nối tại vị trí cần chèn, hoàn thành phần chỉnh sửa rồi chọn Thêm bước duyệt | Bước mới nằm đúng vị trí đã chọn; các bước sau được đánh lại số |
| Đổi thứ tự | Kéo thẻ tới trước hoặc sau bước khác, hoặc dùng Chuyển bước lên / Chuyển bước xuống | Sơ đồ đổi thứ tự và vẫn giữ thứ tự đó khi tải lại |
| Sửa bước | Chọn thẻ bước, sửa thông tin rồi chọn Lưu bước duyệt | Thẻ và phần chỉnh sửa phản ánh cấu hình mới |
Chờ thao tác lưu hoặc đổi thứ tự hoàn tất trước khi làm tiếp. Sau khi sắp xếp, đọc lại từ Nguồn yêu cầu đến Kết quả xử lý và kiểm tra người duyệt ở từng vị trí.
Nếu vị trí chèn đã thay đổi, tải lại quy trình và chọn lại vị trí. Nếu chưa xác nhận được việc lưu, kiểm tra bước đã tồn tại hay chưa trước khi thêm lại. Xem cách xử lý khi bước nằm sai vị trí.
Đọc trạng thái trước khi kích hoạt
Nhãn Tắt hoặc Hoạt động cho biết quy trình có được dùng cho yêu cầu mới hay chưa. Tóm tắt sẵn sàng bên cạnh tên là một thông tin khác:
- Sẵn sàng: không còn lỗi cấu hình mà màn hình đang kiểm tra; vẫn cần thử đúng người nhận và điều kiện nghiệp vụ.
- Cảnh báo: mở tóm tắt, đọc bước bị ảnh hưởng và kiểm tra người duyệt hoặc cách vận hành. Cảnh báo không đồng nghĩa mọi thao tác đều bị chặn.
- Lỗi chặn: sửa mục được chỉ ra trước khi kích hoạt. Chọn thẻ bước tương ứng để xem và sửa cấu hình.
Kiểm tra sẵn sàng không thay cho việc xác nhận quyền, phạm vi dữ liệu và người nhận tại thời điểm yêu cầu thực sự chạy.
- Lưu các thay đổi ở phần chỉnh sửa quy trình và từng bước.
- Kiểm tra lại thứ tự, điều kiện áp dụng, người duyệt và cách xử lý quá hạn trên bản đã lưu.
- Khi không còn lỗi chặn, chọn Kích hoạt quy trình trên sơ đồ.
- Xác nhận nhãn chuyển sang Hoạt động và vẫn đúng khi tải lại. Các điều khiển chèn trên đường nối và đổi thứ tự không còn khả dụng khi quy trình đang hoạt động.
Người duyệt và phương án dự phòng
Mỗi người nhận phải còn hoạt động và có quyền xử lý nghiệp vụ trong đúng phạm vi dữ liệu. Với lương và KPI, không coi việc thiếu người duyệt hoặc không khớp điều kiện là lý do để tự duyệt.
Chọn người cho từng bước
| Lựa chọn | Khi nên dùng | Cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Người cụ thể | Một người được giao trách nhiệm cố định | Đúng tên nhân viên và người đó còn quyền duyệt |
| Vai trò | Những người giữ cùng vai trò được phép xử lý | Chọn vai trò của doanh nghiệp; kiểm tra những người đang giữ vai trò đó |
| Chức vụ | Người duyệt được xác định theo chức vụ | Đúng chức vụ và người đang đảm nhiệm |
| Quản lý trực tiếp | Duyệt theo tuyến quản lý của nhân viên liên quan đến yêu cầu | Quan hệ quản lý đã được thiết lập; không mặc định lấy quản lý của người nhập hộ |
| Trưởng bộ phận | Duyệt theo bộ phận của nhân viên liên quan đến yêu cầu | Bộ phận và người phụ trách đã được khai báo |
Với Đổi ca, màn hình còn có lựa chọn người tham gia yêu cầu, quản lý hoặc trưởng bộ phận của người đó. Chọn rõ người giao ca, nhận ca hoặc người liên quan mà bước cần lấy làm căn cứ. Không dùng tên loại người duyệt để suy đoán rằng một nhân viên cụ thể chắc chắn sẽ nhận yêu cầu.
Sau khi lưu bước, đọc lại phần người duyệt và cảnh báo. Với lựa chọn phụ thuộc vào người gửi hoặc nhân viên trong yêu cầu, thử bằng đúng nhân viên đại diện để xác nhận người nhận thực tế.
Kiểm tra vai trò và phạm vi nhóm
Trong Phân quyền, đối tượng được cấp vai trò và phạm vi dữ liệu là hai lựa chọn riêng. Có thể cấp vai trò cho một nhân viên, những người giữ một vị trí hoặc các thành viên của một nhóm. Khi chọn Vai trò làm người duyệt, kiểm tra cả những người nhận quyền qua vị trí hoặc nhóm.
Với phạm vi Theo nhóm, chọn đúng nhóm dữ liệu cần duyệt. Chọn nhóm cha chỉ bao gồm các nhóm bên dưới khi bật Bao gồm các nhóm con. Ví dụ, người duyệt hoàn chi cho phòng Kinh doanh cần phạm vi bao phủ nhóm chính của nhân viên; cùng tham gia một nhóm phụ chưa đủ. Nghỉ phép theo workflow có thể xét các nhóm mà nhân viên tham gia, nên không suy từ kết quả duyệt nghỉ phép sang quyền duyệt hoàn chi hoặc tạm ứng.
Nếu một lựa chọn phạm vi bị tắt, kiểm tra các quyền có trong vai trò. Một vai trò chứa quyền chỉ dùng ở phạm vi toàn tổ chức không thể được cấp ở phạm vi nhóm; chọn vai trò phù hợp với công việc cần giao.
Khi thu hồi quyền, người từng được giao yêu cầu có thể còn xem thông tin liên quan, nhưng không được tiếp tục duyệt nếu không còn quyền trong phạm vi áp dụng. Tải lại màn hình để cập nhật các hành động khả dụng.
Khi không tìm được người đủ quyền duyệt
Nếu nghỉ phép hoặc tăng ca báo đã lưu và đang chờ duyệt thủ công, yêu cầu đã tồn tại. Nhờ người có quyền kiểm tra yêu cầu tại phân hệ nghiệp vụ và nhờ quản trị viên rà người nhận, trạng thái hoạt động, quyền duyệt và phạm vi nhóm. Không gửi lại để tạo bản trùng.
Với tạm ứng và hoàn chi, thông báo không có người đủ điều kiện ở bước bắt buộc yêu cầu sửa cấu hình trước khi gửi lại. Kiểm tra cả nhóm chính của nhân viên được đề nghị chi. Không dùng việc nới phạm vi hoặc bỏ bước duyệt để xử lý lỗi nếu người đó không thực sự được giao trách nhiệm.
Chọn số người phải đồng ý
| Chế độ | Khi nào bước hoàn tất |
|---|---|
| Bất kỳ 1 người | Một người duyệt hợp lệ đồng ý |
| Tất cả | Tất cả người duyệt của bước đồng ý |
| Đa số (>50%) | Số người đồng ý vượt quá một nửa; ví dụ cần 2 trong 3 người, hoặc 3 trong 4 người |
Một lượt đồng ý có thể chỉ hoàn tất phần việc của người đó. Yêu cầu vẫn chờ những người còn lại hoặc bước tiếp theo. Một quyết định Từ chối kết thúc nhánh phê duyệt; không coi đó là một phiếu trắng trong phép tính đa số.
Điều kiện áp dụng và bỏ qua bước
Điều kiện của quy trình quyết định yêu cầu đi vào quy trình nào. Điều kiện bỏ qua của bước chỉ quyết định có bỏ qua bước đó trong quy trình đã chọn hay không.
Trong một nhóm VÀ, mọi điều kiện phải đúng. Giữa các nhóm HOẶC, chỉ cần một nhóm đúng. Kiểm tra cả giá trị đúng bằng ngưỡng: chẳng hạn lớn hơn 5 không bao gồm 5, còn lớn hơn hoặc bằng 5 có bao gồm 5. Với trường chọn nhiều giá trị, kiểm tra cả giá trị nằm trong và ngoài danh sách.
Chuẩn bị ít nhất một yêu cầu đi qua bước và một yêu cầu bỏ qua bước. Kiểm tra số bước hiện tại và người đang chờ duyệt trên yêu cầu; bước được bỏ qua theo điều kiện không cần một lượt đồng ý. Đừng dùng điều kiện bỏ qua để che việc thiếu người duyệt.
Hạn xử lý và ủy quyền
Mở Tùy chọn nâng cao của bước. Để trống hạn xử lý khi không dùng thời hạn; khi có thời hạn, nhập số giờ nguyên dương. Đọc mô tả ngay dưới lựa chọn xử lý quá hạn, vì cách kết thúc yêu cầu có thể khác giữa các nghiệp vụ.
Với quy trình thông thường, chọn Tự bỏ qua bước ở bước cuối có thể khiến yêu cầu được hoàn tất tự động khi quá hạn. Chỉ chọn khi đó là cách xử lý đã được doanh nghiệp thống nhất.
Cho phép ủy quyền quyết định người đang duyệt có được chọn người khác hỗ trợ hoặc tiếp nhận hay không. Người được chọn vẫn phải có quyền và phạm vi phù hợp. Với quy trình thông thường, ủy quyền thêm người cùng duyệt; người ủy quyền vẫn có thể xử lý. Với phê duyệt lương và KPI do phân hệ quản lý, ủy quyền chuyển phần việc cho người nhận. Thời hạn đang chạy không được tính lại từ đầu.
Nếu thông báo nêu bước cuối không thể tự hoàn tất khi quá hạn, kiểm tra cách xử lý quá hạn và sự hiện diện của bước duyệt tiếp theo. Giữ quy trình ở Tắt đến khi cấu hình phù hợp; không bỏ yêu cầu quyết định của con người để làm mất thông báo lỗi. Đây là yêu cầu bảo vệ luồng phê duyệt, không phải tùy chọn cảnh báo hay chặn trong quy định luật lao động.
Tắt hoặc xóa quy trình
Để xóa bản nháp chưa được dùng, chọn biểu tượng xóa cạnh tên trong thư viện, kiểm tra đúng tên rồi xác nhận Xóa. Quy trình đã có lịch sử phê duyệt không thể xóa. Nếu muốn ngừng áp dụng cho yêu cầu mới, tắt Kích hoạt trong phần cấu hình và chọn Lưu thay đổi; lịch sử đã có được giữ lại.
Kiểm tra sau khi kích hoạt
- Cùng người phụ trách nghiệp vụ chuẩn bị một yêu cầu thử và cách dọn dữ liệu thử.
- Gửi yêu cầu bằng tài khoản người gửi đại diện; xác nhận nó tới đúng người ở bước đầu.
- Kiểm tra nhánh duyệt, nhánh từ chối và trường hợp điều kiện không khớp theo kế hoạch thử.
- Xác nhận kết quả nghiệp vụ chỉ được áp dụng sau quyết định hợp lệ, rồi dọn dữ liệu thử theo quy trình của phân hệ.
Khi không thấy quy trình hoặc hành động
- Không thấy trang: nhờ quản trị viên kiểm tra quyền quản lý quy trình.
- Thư viện trống: bỏ bộ lọc và kiểm tra tên trước khi tạo bản mới.
- Không thấy nút kích hoạt trên sơ đồ: kiểm tra quy trình đã lưu, có bước duyệt, đang Tắt và không còn lỗi chặn.
- Không thấy điều khiển đổi thứ tự: kiểm tra quy trình có đang Hoạt động hoặc còn lưu thay đổi. Rà các yêu cầu đang chờ trước khi quyết định tắt quy trình để sửa.
Xem Thiết lập phê duyệt và phân quyền và Hộp phê duyệt theo vai trò quản lý.