Hướng dẫn

Thiết lập chi tiêu nhân viên

Tạm ứng và hoàn chi thường chạy qua giấy đề nghị, tin nhắn và một tệp tổng hợp của kế toán, nên đến kỳ lương mới phát hiện thiếu chứng từ hoặc trừ nhầm. Rifena đặt chính sách và loại tạm ứng lên trước, để mỗi đề nghị có hạn mức, người duyệt và cách thu hồi rõ ràng, rồi tự đi vào bảng lương và ngân sách.

Dành cho ai

Dành cho người phụ trách chi tiêu hoặc quản trị viên được giao chuẩn bị chính sách và loại tạm ứng trước khi đưa cấu hình vào sử dụng.

Kết quả cần đạt

Hoàn tất khi tổ chức có hạn mức chi tiêu và các loại tạm ứng cần dùng, với cơ chế tất toán, yêu cầu hóa đơn, hạn mức và trạng thái rõ ràng trước khi nhân viên gửi đề nghị.

Trong Kế hoạch & Báo cáo, người có quyền có thể mở Hạn mức chi tiêu trực tiếp hoặc qua tab để rà soát chính sách; chỉ người được phép quản lý mới có thể lưu thay đổi.

Trong Loại tạm ứng, người có quyền có thể rà soát các loại đang dùng; thao tác tạo hoặc sửa chỉ xuất hiện khi quyền truy cập cho phép.

Trước khi bắt đầu

Chọn đúng công ty và phạm vi áp dụng, xác nhận quyền quản lý chi tiêu, chuẩn bị chính sách đã được phê duyệt và ghi lại cấu hình hiện tại nếu đang sửa. Nếu chỉ có quyền xem, ghi nhận cấu hình hiện có và bàn giao thay vì thay đổi.

Thực hiện

Mở Kế hoạch chi tiêu; nếu thanh tab xuất hiện, chọn Hạn mức chi tiêu, còn nếu trang mở thẳng bảng này thì tiếp tục tại đó. Nếu chỉ được xem, ghi lại giá trị và bàn giao.
Nếu được quản lý, điền Trần một đề nghị hoàn chi, Bắt buộc hóa đơn từ và Ngưỡng cảnh báo ngân sách theo chính sách đã duyệt.
Trước khi chọn Lưu, kiểm tra ý nghĩa của ô trống: Trần một đề nghị hoàn chi để trống nghĩa là Không giới hạn; Bắt buộc hóa đơn từ để trống nghĩa là không bắt buộc hóa đơn; Ngưỡng cảnh báo ngân sách để trống sẽ dùng mặc định 90%. Chỉ để trống theo đúng chính sách đã duyệt. Chọn Lưu rồi xác nhận thông báo Đã lưu hạn mức chi tiêu.
Mở Loại tạm ứng. Dòng có nhãn Hệ thống luôn chỉ đọc; nếu thiếu quyền quản lý, rà soát danh sách rồi bàn giao. Nếu có quyền, chọn Thêm loại tạm ứng.
Trong hộp Thêm loại tạm ứng, điền Tên loại và Mã, chọn Cơ chế tất toán, đặt Bắt buộc hóa đơn và Hạn mức tối đa; chỉ điền Số kỳ thu hồi mặc định khi cơ chế là Thu hồi qua lương. Chọn Lưu, xác nhận thông báo Đã lưu loại tạm ứng. và kiểm tra dòng mới trong danh sách.
Để sửa một loại do tổ chức tạo, chọn thao tác Chỉnh sửa trên dòng đó. Có thể đổi Tên loại, yêu cầu hóa đơn, hạn mức, số kỳ thu hồi khi phù hợp và trạng thái Đang dùng; Mã và Cơ chế tất toán không đổi. Chọn Lưu, xác nhận lại thông báo Đã lưu loại tạm ứng.; không cố sửa dòng có nhãn Hệ thống.
Tải lại cả hai màn hình và đối chiếu hạn mức, dòng loại tạm ứng, cơ chế tất toán, yêu cầu hóa đơn, hạn mức và trạng thái với cấu hình vừa được duyệt.

Kiểm tra kết quả

Hạn mức chi tiêu và loại tạm ứng hiển thị đúng công ty, các thông báo lưu đã xuất hiện, dòng mới hoặc dòng sửa có đúng giá trị, dòng Hệ thống vẫn chỉ đọc và dữ liệu không đổi sau khi tải lại.

Khi chưa thể tiếp tục

Dừng nếu thiếu quyền cần thiết, không mở được Hạn mức chi tiêu, không có thao tác lưu, mã bị trùng, dòng Hệ thống hiển thị thao tác sửa hoặc dữ liệu sau khi tải lại khác chính sách đã duyệt. Ghi lại màn hình, thời điểm và phạm vi đã chọn; không tiếp tục sửa.

Bàn giao

Bàn giao phạm vi áp dụng, giá trị đã kiểm tra, thay đổi đã lưu, phần còn chờ và người chịu trách nhiệm cho bước vận hành tiếp theo.