Hướng dẫn
Bảo hiểm và báo cáo pháp định
Đóng bảo hiểm hằng tháng là chuỗi việc lặp lại với nhiều mốc và nhiều con số dễ lệch giữa sổ nội bộ và cơ quan bảo hiểm. Rifena theo dõi sổ đóng theo từng người, đối soát theo tháng và chuẩn bị hồ sơ pháp định từ cùng một nguồn dữ liệu, để mỗi kỳ khép lại đều giải trình được.
Trang này gồm hai quy trình độc lập:
- Mở tổng quan Bảo hiểm hằng tháng: tạo bản xem trước, lưu các dòng hợp lệ vào sổ đóng, ghi nhận khoản đã thanh toán và đối soát với phần đã khấu trừ qua lương.
- Mở báo cáo pháp định: tổng hợp dữ liệu thành hồ sơ, rà cảnh báo, tải tệp, nộp qua kênh bên ngoài rồi ghi nhận đúng kết quả cổng trên Rifena.
Rifena giúp chuẩn bị và lưu dấu quá trình xử lý. Hệ thống không thay người phụ trách xác nhận mức đóng, nội dung tờ khai, chữ ký số hoặc kết quả tiếp nhận của cơ quan.
Người kiểm tra: người được giao rà số liệu và hồ sơ trước khi nộp.
Phần A — Vận hành bảo hiểm hằng tháng
1. Kiểm tra chính sách bảo hiểm
Trước kỳ đầu tiên hoặc khi chính sách thay đổi, mở Bảo hiểm → Chính sách bảo hiểm.
- Mở từng chính sách đang áp dụng.
- Kiểm tra tên, loại bảo hiểm, nhánh bảo hiểm bắt buộc, nhà cung cấp, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Kiểm tra loại đóng góp, phần doanh nghiệp và phần người lao động.
- Chỉ giữ trạng thái Hoạt động cho chính sách còn được sử dụng.
- Kiểm tra những nhân viên thực sự đang tham gia chính sách đó.
Không sao chép tỷ lệ từ tài liệu hướng dẫn hoặc một kỳ cũ. Dùng mức đã được doanh nghiệp xác nhận cho kỳ đang xử lý, rồi đọc các cảnh báo quy tắc xuất hiện trên bản xem trước.
2. Tạo bản xem trước của kỳ đóng
Chọn Mở khoản bảo hiểm đến hạn trong Bảo hiểm.
- Chọn Kỳ đóng (tháng).
- Chọn một Chính sách bảo hiểm hoặc phạm vi đang được giao diện cho phép.
- Chọn Hạn nộp.
- Bấm Tạo bản xem trước.
Bản xem trước không ghi ngay vào sổ. Đây là nơi kiểm tra từng nhân viên trước khi tạo bản ghi chính thức.
3. Xử lý các nhóm trên bản xem trước
Mỗi dòng được xếp vào một kết quả có thể kiểm tra được:
| Nhóm | Ý nghĩa | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Sẵn sàng tạo | Dòng đủ điều kiện để ghi sổ | Soát số tiền rồi chọn dòng |
| Thiếu lương HĐ | Chưa có mức lương hợp đồng dùng cho phép tính | Sửa dữ liệu hợp đồng, sau đó tạo lại bản xem trước |
| Tổng = 0 | Tổng đóng của dòng bằng 0 | Kiểm tra chính sách, lương và tình trạng tham gia |
| Đã ghi sổ | Kỳ này đã có bản ghi chưa nộp | Không tạo trùng; mở lịch sử để kiểm tra |
| Đã nộp | Bản ghi của kỳ đã được ghi nhận thanh toán | Không tạo lại |
Chỉ các dòng Sẵn sàng tạo mới được chọn để lưu. Đọc thêm các cảnh báo về chính sách nếu xuất hiện; cảnh báo là lời nhắc rà soát, không phải bằng chứng số liệu đã đúng.
4. Lưu vào sổ đóng
- Chọn các dòng hợp lệ cần ghi sổ.
- Kiểm tra thanh tóm tắt Đã chọn … / … bản ghi hợp lệ và tổng tiền.
- Bấm Lưu vào sổ đóng.
- Trong hộp Xác nhận lưu vào sổ đóng, kiểm tra Kỳ đóng, Hạn nộp, Số bản ghi và Tổng tiền.
- Đọc số dòng đã có trong sổ và số dòng ngoại lệ sẽ bị loại trừ.
- Bấm Xác nhận lưu.
Kết quả cần thấy: các dòng vừa tạo xuất hiện trong Mở lịch sử thanh toán bảo hiểm và có thể được kỳ lương tương ứng sử dụng.
5. Ghi nhận khoản đã nộp
Sau khi doanh nghiệp đã thực hiện việc nộp bảo hiểm theo quy trình bên ngoài:
- Mở Bảo hiểm → Lịch sử thanh toán.
- Lọc theo kỳ, nhân viên, nhóm hoặc chính sách nếu cần.
- Tìm dòng đang Chờ thanh toán hoặc Quá hạn.
- Bấm biểu tượng Đánh dấu thanh toán bảo hiểm.
- Kiểm tra kỳ và tổng tiền trong hộp xác nhận.
- Bấm Đánh dấu đã thanh toán.
Kết quả cần thấy: dòng chuyển sang Đã thanh toán và hiển thị ngày đã nộp. Không dùng thao tác này để che một khoản đang chờ xử lý thực tế.
6. Đối soát theo tháng
Chọn Mở đối soát bảo hiểm trong Bảo hiểm, rồi chọn đúng tháng. Dải tổng hợp hiển thị:
Đã trừ qua lương − Đã nộp CQ BHXH = Đang giữ hộ
Số chênh lệch có thể dương hoặc âm. Dùng các nhóm để tìm nguyên nhân:
- Lệch: số khấu trừ và số đã nộp không khớp;
- Thiếu sổ đóng: có dữ liệu lương nhưng chưa có bản ghi bảo hiểm tương ứng;
- Thiếu lương: có bản ghi bảo hiểm nhưng thiếu dữ liệu lương để đối chiếu;
- Khớp: hai phía đã khớp;
- Đã nộp: khoản bảo hiểm đã được ghi nhận thanh toán.
Mở liên kết tới kỳ lương hoặc lịch sử thanh toán ngay trên dòng để kiểm tra nguồn. Sửa đúng nguồn, tải lại đối soát và chỉ kết thúc khi mọi dòng lệch đã có nguyên nhân hoặc hành động xử lý rõ ràng.
Phần B — Chuẩn bị báo cáo pháp định
Khi doanh nghiệp đã được bật tính năng mẫu Excel, bạn chọn Loại pháp định, Template nhà cung cấp và Phiên bản sử dụng. Nguồn dữ liệu hiện có gồm biến động lao động tham gia bảo hiểm theo tháng, quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo năm và tình hình sử dụng lao động theo năm. Mẫu Excel quyết định cách sắp xếp dữ liệu trong file; tên mẫu không thay đổi phạm vi hay kỳ của nguồn dữ liệu.
Chọn hướng dẫn theo việc bạn cần làm:
- Mẫu đã sẵn sàng: làm theo Lập báo cáo pháp định để chọn kỳ, rà cảnh báo, tạo file và bàn giao.
- Có mẫu mới hoặc nhà cung cấp đổi file: người chuẩn bị mẫu làm theo Thiết lập mẫu báo cáo pháp định, xem trước và đưa phiên bản vào sử dụng trước.
- Không chọn được mẫu, tải file thất bại hoặc có cảnh báo: dùng Sự cố bảo hiểm và báo cáo.
Không suy ra việc chặn chỉ từ màu cảnh báo. Lỗi kỹ thuật cần được sửa trước; cảnh báo dữ liệu và căn cứ cần được rà soát theo nội dung thông báo. File được tạo thành công vẫn phải được kiểm tra trước khi nộp. Chỉ ghi nhận Đã nộp hoặc kết quả tiếp nhận sau khi người phụ trách đã kiểm tra bằng chứng bên ngoài.
Khi màn hình còn dùng loại báo cáo có sẵn
Nếu chưa có ba trường chọn mẫu nêu trên, trình tạo vẫn dùng các loại có sẵn 05/QTT-TNCN và 01/PLI theo năm. Với 05/QTT-TNCN, kiểm tra Thông tin người nộp thuế (tùy chọn) khi cần thay thông tin mặc định. Không chọn kỳ năm để thay cho báo cáo 06 tháng; xem phạm vi 01/PLI trong hướng dẫn lập báo cáo.
D02 không nằm trong lựa chọn tạo mới của trình tạo có sẵn này. Khi dùng mẫu Excel riêng cho hồ sơ bảo hiểm, việc xuất được file không chứng minh file nhập được vào I-VAN, có XML phù hợp hoặc đã sẵn sàng để nộp. Xác nhận mẫu và cách nộp với người phụ trách hoặc nhà cung cấp đang dùng.
Ký số với bản D02-TS lịch sử
Nếu một hồ sơ D02-TS cũ đủ điều kiện và còn hiển thị nút Ký số, thao tác diễn ra theo đường ngoại tuyến:
- Bấm Tải XML chưa ký.
- Ký tệp bằng phần mềm CA và USB-token của đơn vị.
- Quay lại Rifena, bấm Chọn file đã ký.
- Chọn đúng XML của cùng báo cáo và cùng kỳ.
- Bấm Kiểm tra và ký.
Rifena chỉ kiểm tra và đính kèm tệp đã ký; mã PIN không được nhập vào Rifena. Nút ký số không thay thế cảnh báo về việc D02 hiện chưa có luồng tạo hồ sơ chính thức đã được kiểm chứng.
Đọc trạng thái báo cáo
| Trạng thái | Ý nghĩa thực tế |
|---|---|
| Bản nháp | Bản ghi đã tạo nhưng hồ sơ chưa sẵn sàng để tải |
| Đã tạo | Đã có tệp để rà soát hoặc tải xuống |
| Đã ký số | Tệp XML đủ điều kiện đã được tải lên và kiểm tra chữ ký |
| Đã nộp | Người dùng đã ghi nhận việc nộp và lưu mã hồ sơ |
| Đã tiếp nhận | Người dùng đã đối chiếu cổng và ghi nhận kết quả tiếp nhận; không thể đổi trực tiếp sang từ chối |
| Bị từ chối | Người dùng đã đối chiếu cổng và ghi nhận kết quả từ chối; đọc lý do rồi lập bản điều chỉnh khi cần |
| Đã hủy | Báo cáo không còn hoạt động nhưng bản ghi và tệp vẫn được giữ |
| Đã thay thế | Bản điều chỉnh mới hơn đang tiếp tục chuỗi báo cáo |
Khi kết quả chưa đúng
- Bản xem trước bảo hiểm có dòng Thiếu lương HĐ: sửa mức lương hợp đồng và tạo lại bản xem trước.
- Không chọn được một dòng bảo hiểm: dòng đó có thể đã ghi sổ, đã nộp, có tổng bằng 0 hoặc đang là ngoại lệ cần xử lý.
- Đối soát vẫn có Đang giữ hộ sau khi đã nộp: kiểm tra đúng dòng trong Lịch sử thanh toán đã được đánh dấu Đã thanh toán hay chưa.
- Không thấy D02 trong lựa chọn loại báo cáo có sẵn: đọc phạm vi của trình tạo cũ và mẫu Excel ở Phần B; không dùng tệp lịch sử để thay cho mẫu đang cần nộp.
- Báo cáo có cảnh báo dữ liệu: sửa hồ sơ nhân viên, thông tin công ty hoặc dữ liệu lương được nêu, sau đó tạo lại hoặc điều chỉnh theo trạng thái hiện tại.
- Đã nộp ngoài cổng nhưng Rifena vẫn ở Đã tạo: mở chi tiết, bấm Đánh dấu đã nộp và nhập đúng mã hồ sơ.
- Cổng đã trả kết quả nhưng Rifena vẫn ở Đã nộp: mở đúng phiên bản rồi dùng Cổng đã tiếp nhận hoặc Cổng từ chối. Nếu hành động không xuất hiện, kiểm tra trạng thái và quyền trước khi chuyển cho bộ phận hỗ trợ.
- Đã ghi nhầm kết quả cổng: không cố đảo trạng thái hoặc tạo bản đối nghịch. Giữ biên nhận và chuyển cho người quản trị hoặc bộ phận hỗ trợ.
Hoàn tất công việc khi
- Bản xem trước dùng đúng kỳ, chính sách và hạn nộp
- Mọi dòng ngoại lệ đã được xử lý hoặc loại trừ có căn cứ
- Các dòng hợp lệ đã xuất hiện trong Lịch sử thanh toán
- Khoản thực sự đã nộp được ghi nhận Đã thanh toán
- Đối soát không còn chênh lệch chưa giải thích
- Báo cáo pháp định đã được rà toàn bộ nội dung và cảnh báo
- Mã hồ sơ bên ngoài được lưu đúng vào báo cáo đã nộp
- Kết quả Đã tiếp nhận hoặc Bị từ chối khớp với cổng bên ngoài
- Biên nhận, chuỗi điều chỉnh và bản đã hủy được giữ theo quy trình doanh nghiệp