Hướng dẫn

Dành cho quản lý

Dùng màn hình Phê duyệt để xem yêu cầu được giao, đọc dữ liệu liên quan và ghi nhận quyết định trong phạm vi bạn phụ trách.

Vai trò quản lý tập trung vào hai kết quả: quyết định có đủ căn cứ và không để công việc của đội mắc kẹt ở bước của mình. Mở Thông báo để nhận tín hiệu mới và Mở Phê duyệt để xử lý các mục đang chờ bạn.

Mỗi ngày: xử lý việc đang chờ quyết định

Mở Phê duyệt và ưu tiên các mục sắp đến hạn hoặc ảnh hưởng đến chấm công, lương và thanh toán.
Mở từng yêu cầu để đọc nội dung, bằng chứng, lịch sử xử lý và bước phê duyệt hiện tại.
Đối chiếu với lịch làm việc, phạm vi đội hoặc chính sách liên quan.
Chọn hành động đang được giao diện cho phép. Nếu từ chối, viết lý do đủ cụ thể để người gửi biết cần sửa gì.
Kiểm tra trạng thái mới và người phụ trách bước kế tiếp trước khi rời màn hình.

Trước khi quyết định, hãy tự trả lời năm câu hỏi:

Đúng người và đúng phạm vi đội của tôi chưa?
Đúng ngày, kỳ hoặc khoảng thời gian chưa?
Dữ liệu và chứng từ đã đủ để kiểm tra chưa?
Quyết định này ảnh hưởng đến ca, công, lương hoặc ngân sách thế nào?
Có xung đột lợi ích hoặc cần một người duyệt độc lập không?

Đọc đúng danh sách và bước đang chờ

Chờ tôi duyệt là các yêu cầu bạn có thể xử lý ở bước hiện tại. Liên quan tới tôi giúp theo dõi yêu cầu bạn đã gửi hoặc tham gia; xuất hiện trong danh sách này không có nghĩa bạn được duyệt ngay lúc đó.

Lọc theo loại yêu cầu, trạng thái hoặc nhóm khi cần thu hẹp danh sách. Mở một mục để đọc người gửi, dữ liệu nghiệp vụ, bước hiện tại và lịch sử. Nếu đi từ thông báo hoặc liên kết tới một yêu cầu, kiểm tra đúng nội dung trước khi chọn hành động. Khi phần chi tiết báo lỗi tải, chọn Thử lại; không gửi một yêu cầu mới để thay thế mục chưa tải được.

Sau khi chọn Phê duyệt hoặc Từ chối, đọc hộp xác nhận rồi xác nhận một lần. Từ chối cần lý do cụ thể, chẳng hạn ngày nào chưa đúng hoặc chứng từ nào còn thiếu. Sau một lượt đồng ý, yêu cầu có thể tiếp tục chờ người khác hoặc bước tiếp theo. Chỉ coi toàn bộ quy trình đã hoàn tất khi trạng thái và bản ghi nghiệp vụ xác nhận điều đó.

Nếu đã đồng ý ở bước hiện tại, màn hình ghi nhận Bạn đã duyệt bước này và không cho gửi thêm quyết định ở cùng bước. Dòng Đang chờ chỉ còn những người chưa đồng ý. Bạn có thể theo dõi tiếp trong Liên quan tới tôi.

Nếu thông báo cho biết yêu cầu đã thay đổi, tải lại trạng thái và đọc bước mới trước khi quyết định tiếp. Trường hợp bạn được giao hai bước liên tiếp, mỗi bước vẫn cần một quyết định riêng dựa trên thông tin của bước đó.

Quyền phải còn hiệu lực khi bạn quyết định. Nếu màn hình báo chưa có quyền trong phạm vi áp dụng, nhờ quản trị viên kiểm tra vai trò và nhóm dữ liệu; việc từng được giao hoặc vẫn xem được lịch sử không đảm bảo còn quyền duyệt. Với hoàn chi và tạm ứng, phạm vi xét nhóm chính của nhân viên trong yêu cầu.

Với tạm ứng và hoàn chi, đối chiếu mã đề nghị, tiêu đề và Số tiền trước khi xác nhận. Yêu cầu cũ có thể chưa lưu mã hoặc tiêu đề trong hộp duyệt; nếu thiếu nội dung hoặc chứng từ cần thiết, kiểm tra bản ghi nguồn với người có quyền trước khi quyết định.

Ủy quyền và xử lý nhiều yêu cầu

Chọn Ủy quyền khi bước cho phép và có người phù hợp tiếp nhận. Đọc mô tả trong hộp thoại: quy trình thông thường thêm người cùng duyệt, còn phê duyệt lương và KPI do phân hệ quản lý chuyển phần việc cho người nhận. Người nhận phải có quyền và phạm vi phù hợp; ủy quyền không gia hạn thời gian xử lý.

Khi chọn nhiều yêu cầu, rà số lượng trong hộp xác nhận và dùng lý do chung chỉ khi phù hợp với mọi mục. Kết quả có thể thành công một phần nếu một yêu cầu đã đổi trạng thái hoặc quyền xử lý thay đổi. Đọc số mục thành công và thất bại. Phần kết quả giữ lại từng mục thất bại cùng lý do; chọn mục đó để mở đúng yêu cầu và kiểm tra trạng thái mới. Chỉ xử lý lại mục còn đủ điều kiện, không gửi lại toàn bộ nhóm đã thành công.

Nút Hủy yêu cầu phụ thuộc vào người gửi và trạng thái yêu cầu. Người duyệt không mặc nhiên được hủy thay người gửi. Nếu không còn hành động phù hợp, kiểm tra lịch sử và nhờ người phụ trách nghiệp vụ hỗ trợ.

Trên điện thoại, danh sách và chi tiết hiện lần lượt. Dùng Quay lại để về danh sách sau khi đọc hoặc xử lý một mục.

Khi duyệt nghỉ phép và tăng ca

Kiểm tra lịch của đội, khả năng bố trí người thay thế, số dư hoặc giới hạn áp dụng và khoảng thời gian yêu cầu. Sau khi xử lý, xác nhận yêu cầu đã chuyển sang đúng trạng thái; không coi thông báo đã đọc là yêu cầu đã được duyệt.

Xem toàn bộ đường đi của yêu cầu tại Nghỉ phép và tăng ca.

Khi theo dõi thời gian làm việc của đội

Nếu được cấp quyền trong Vận hành, dùng bộ lọc nhóm và kỳ để xem đúng phạm vi phụ trách. Tập trung vào bản ghi thiếu giờ vào hoặc ra, ca không khớp và yêu cầu đang chờ; chuyển vấn đề cần sửa dữ liệu gốc cho HR trước khi chốt kỳ.

Vận hành chấm công hằng tháng giải thích rõ lúc nào quản lý cần xác nhận và lúc nào HR chịu trách nhiệm chốt.

Hàng tuần: rà việc của đội

Kiểm tra lịch làm việc sắp tới và các khoảng trống cần điều phối.
Xử lý hết yêu cầu có thể ảnh hưởng đến kỳ công đang mở.
Nếu phụ trách đánh giá, chọn Mở tổng quan KPI để kiểm tra kỳ, đối tượng và dữ liệu nguồn trước khi nhập hoặc xác nhận điểm.
Dùng Mở Cây tổ chức để đối chiếu phạm vi đội, rồi theo dõi các đề xuất thay đổi vị trí, lương, quản lý hoặc trạng thái làm việc đang cần ý kiến của mình.

Các hướng dẫn liên quan:

Trước các mốc bàn giao

Trước khi HR chốt công

Không còn yêu cầu nghỉ hoặc tăng ca thuộc đội bị bỏ quên.
Các ca và bản ghi bất thường đã có người chịu trách nhiệm xử lý.
Mọi điều chỉnh quan trọng có lý do hoặc bằng chứng đi kèm.

Trước khi duyệt lương hoặc thanh toán

Mở bản ghi nguồn thay vì quyết định chỉ từ tiêu đề thông báo.
Kiểm tra tổng tiền, kỳ áp dụng, ngoại lệ và người chuẩn bị dữ liệu.
Giữ nguyên nguyên tắc phân tách: người chuẩn bị không nên tự phê duyệt công việc của chính mình khi quy trình yêu cầu người duyệt độc lập.

Khi cần hỗ trợ

Không yêu cầu nhân viên gửi lại nhiều lần nếu yêu cầu đã tồn tại. Ghi nhận mã hoặc tên yêu cầu, trạng thái hiện tại, người đang phụ trách và thời điểm thao tác, rồi làm theo Khắc phục sự cố.