Hướng dẫn
Trình dựng bảng lương
Mỗi doanh nghiệp trả lương theo một cách riêng, nhưng cách đó thường chỉ tồn tại trong một bảng tính mà ít người dám sửa. Rifena đưa cấu trúc lương vào một trình dựng trực quan: từng khoản là một thành phần có công thức, điều kiện và giới hạn rõ ràng, được thử trên dữ liệu thật trước khi áp dụng. Bạn giữ được sự linh hoạt của bảng tính mà không mất kiểm soát.
Sau bài này, bạn biết mọi việc có thể làm trong Trình dựng bảng lương: từ tạo mẫu, ghép thành phần, viết công thức, đặt điều kiện, xem thử theo nhân viên đến xuất bản có phiên bản và điều chỉnh cho từng người.
Trình dựng bảng lương làm được gì
- Tạo nhiều mẫu lương cho từng phạm vi: toàn công ty, theo nhóm, theo nhóm lương hoặc cho một số nhân viên cụ thể.
- Ghép mẫu từ thư viện thành phần có sẵn: thu nhập, khấu trừ, thuế, đóng góp của nhân viên, hoặc tự tạo thành phần riêng.
- Chọn cách tính cho từng khoản: giá trị cố định, đơn giá nhân số lượng, phần trăm của một khoản khác, hoặc tra bảng dữ liệu.
- Viết công thức bằng biến hợp đồng, chấm công và các khoản đã tính, kèm hàm làm tròn, giới hạn và điều kiện.
- Đặt điều kiện áp dụng theo loại hợp đồng, loại nhân viên, phòng ban, thâm niên hay thử việc.
- Xem thử lương cho từng nhân viên và tổng chi phí của cả phạm vi trước khi xuất bản.
- Lưu nháp có phiên bản, so sánh, khôi phục và xuất bản với kiểm tra trùng lặp nhân viên.
- Điều chỉnh riêng cho một nhân viên trong một khoảng thời gian, có lý do và đi qua phê duyệt.
Nếu công ty chưa có module này, kỳ lương vẫn tính theo công thức chuẩn. Xem Tính lương khi không có Trình dựng bảng lương.
Danh sách mẫu lương
Trang danh sách là điểm vào của mọi mẫu lương. Dùng ô tìm kiếm theo tên và bộ Lọc theo trạng thái hoặc phạm vi khi có nhiều mẫu.
| Trên thẻ mẫu | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nháp | Mẫu đang dựng, chưa dùng để tính lương. |
| Hoạt động | Mẫu đã xuất bản và được chọn khi tạo kỳ lương. |
| Lưu trữ | Mẫu không còn dùng cho kỳ mới; ẩn khỏi danh sách mặc định. |
| Toàn công ty, Theo tổ chức, Nhóm lương, Nhân viên cụ thể | Phạm vi nhân viên mà mẫu áp dụng. |
| Toàn phần hoặc Overlay | Mẫu đầy đủ, hoặc mẫu chỉ ghi đè một số thành phần lên mẫu gốc. |
| v2026.8 | Phiên bản hiện tại của mẫu. |
Menu ⋯ trên thẻ có Sửa, Tạo kỳ lương với mẫu này, Nhân bản và Xóa. Xóa mẫu không hoàn tác và xóa toàn bộ phiên bản của mẫu; kỳ lương đã tính trước đó không bị ảnh hưởng.
Tạo mẫu mới
- Chọn Tạo mẫu mới, nhập Tên mẫu và Mô tả ngắn về mục đích sử dụng.
- Chọn Áp dụng cho: Toàn công ty; Theo tổ chức rồi chọn ít nhất một nhóm; Theo nhóm lương rồi chọn ít nhất một Loại hợp đồng (toàn thời gian, có thời hạn, bán thời gian, thời vụ, freelance hoặc theo vai trò); hoặc Nhân viên cụ thể rồi chọn từng người.
- Chọn Tạo. Rifena mở màn hình dựng của mẫu mới ở trạng thái Nháp với loại Toàn phần; loại mẫu và các thông tin này xem lại được ở thẻ Cấu hình của bảng xem trước.
Ngoài tạo từ đầu, bạn có thể Nhân bản một mẫu đang dùng để chỉnh cho một nhóm khác, hoặc Nhập mẫu từ tệp Excel, JSON hay CSV đã xuất trước đó từ Rifena.
Màn hình dựng
Màn hình dựng gồm ba khu vực:
- Thư viện bên trái: thành phần có sẵn theo nhóm, mục Trong mẫu này và hai mục hệ thống.
- Khung dựng ở giữa: các thẻ thành phần xếp theo nhóm Thu nhập, Khấu trừ, Thuế và Đóng góp.
- Xem thử bên phải với các tab Lương, Cấu hình, Lịch sử và Điều chỉnh riêng.
Thanh công cụ cho biết tên mẫu, trạng thái, phiên bản, phạm vi và số thành phần. Hai nút ẩn hoặc hiện thư viện và bảng xem thử. Chỉ báo Chưa lưu hay Đã lưu nháp lúc … cho biết bạn đang có thay đổi chưa đồng bộ.
Thư viện thành phần
Thư viện chia thành phần theo nhóm. Chọn một thẻ trong thư viện hoặc kéo thả vào khung dựng để thêm vào mẫu; ô tìm kiếm lọc theo tên hoặc mã thành phần.
| Nhóm | Thành phần có sẵn |
|---|---|
| Thu nhập | Lương cơ bản, Phụ cấp nhà ở, Phụ cấp ăn trưa, Lương tăng ca, Thưởng KPI, Thưởng lễ/tết, Phụ cấp ca đêm, Lương ngày lễ, Service Charge, Phụ cấp ngày lễ, Phụ cấp chứng chỉ đào tạo |
| Khấu trừ | BHXH, BHYT, BHTN, Phạt chuyên cần, Khoản vay / ứng lương, Phạt vi phạm, Nghỉ không lương, Thu hồi tạm ứng lương, Phạt tuân thủ, Trừ nghỉ phép |
| Thuế | Thuế TNCN, Giảm trừ gia cảnh |
| Đóng góp | BHXH, BHYT và BHTN phần doanh nghiệp đóng |
| Hệ thống | Custom Component để tạo thành phần riêng, Condition Block để thêm khối điều kiện |
Một số thành phần là thành phần hệ thống bắt buộc: không xóa hay đổi tên được, và hệ thống tự áp dụng khi có dữ liệu phù hợp; giá trị 0 không xuất hiện trên phiếu lương. Thư viện cũng không cho tạo lại thành phần mang mã hệ thống, chẳng hạn hoàn chi, vì đó là nghĩa vụ thanh toán riêng.
Với Custom Component, bạn nhập Tên hiển thị, Mã thành phần dạng
snake_case, Phân loại và Loại công thức rồi chỉnh chi tiết sau. Thành
phần loại cố định hoặc phần trăm thuộc nhóm thu nhập, khấu trừ, đóng góp có thể
Lưu vào thư viện để dùng lại cho mẫu khác.
Thẻ thành phần trên khung dựng
Mỗi thẻ hiển thị tên, mã, loại tính và công tắc bật hoặc tắt thành phần. Di chuột lên thẻ để thấy thanh thao tác: Di chuyển lên, Di chuyển xuống, Chỉnh sửa, Soạn công thức, Nhân bản và Xóa. Kéo thả thẻ để đổi thứ tự.
Thứ tự thẻ chính là thứ tự tính. Một thành phần chỉ được tham chiếu các thành phần đứng trước nó; phần trăm của một khoản đứng sau sẽ bị báo lỗi khi xuất bản.
Thành phần bị tắt vẫn nằm trong mẫu nhưng không được tính; mẫu phải còn ít nhất một thành phần đang bật.
Cấu hình một thành phần
Chọn Chỉnh sửa trên thẻ để mở trình chỉnh sửa với bốn tab: Cơ bản, Công thức, Điều kiện và Nâng cao. Thay đổi chỉ được lưu khi bạn Lưu nháp hoặc Xuất bản.
Cơ bản
Phần Thông tin cơ bản gồm Tên hiển thị, Mã thành phần, Phân loại, và hai thuộc tính Chịu thuế TNCN và Đóng bảo hiểm. Phần Cách tính đổi theo loại:
| Loại tính | Cách dùng |
|---|---|
| FIXED – giá trị cố định | Lấy từ Hợp đồng lao động, Theo chính sách hoặc nhập Giá trị cố định (VNĐ); có thể tính theo ngày công thực tế trên ngày công chuẩn. |
| RATE – đơn giá × số lượng | Chọn nguồn số lượng như giờ công thực tế, giờ tăng ca đã duyệt, ngày công, giờ làm ngày lễ, ngày nghỉ phép hoặc nghỉ không lương, rồi nhập Rate. |
| PERCENT – phần trăm | Chọn Base là lương cơ bản, tổng thu nhập, thu nhập chịu thuế hoặc lương đóng bảo hiểm, rồi nhập Tỷ lệ %. |
| LOOKUP – tra bảng | Chọn Bảng tra cứu: kỳ phân bổ phí phục vụ, hệ số ca, thưởng thâm niên, phụ cấp ngày lễ, trừ nghỉ phép hoặc phạt tuân thủ, kèm Lookup Key. |
Với loại tra bảng, nút Xem dữ liệu thực mở dữ liệu đang cấu hình trong Rifena: biểu thuế, danh sách khấu trừ, chính sách ca, loại nghỉ phép và quy tắc phạt. Đây là dữ liệu chỉ đọc để bạn đối chiếu trước khi viết công thức.
Công thức
Trình soạn có hai chế độ: Ghép công thức chọn biến, phép nhân chia và hàm bọc ngoài; Nhập công thức gõ biểu thức trực tiếp. Bấm vào một biến hoặc hàm để chèn tại vị trí con trỏ.
Biến có sẵn được xếp theo nhóm:
- Hợp đồng: lương cơ bản từ hợp đồng, loại hợp đồng, thâm niên tính bằng năm.
- Chấm công: ngày công chuẩn, ngày công thực, giờ mỗi ngày, lương ngày, lương giờ, giờ tăng ca, giờ làm đêm, giờ ngày lễ.
- Thành phần lương: giá trị đã tính của các thành phần đứng trước, gọi theo mã.
- Hệ thống và biến tra bảng: giá trị tra được, số bản ghi, tổng mức đóng bảo hiểm, tỷ lệ, tổng điểm, tổng phút vi phạm, tổng ngày nghỉ, dư nợ còn lại, thu nhập chịu thuế, thuế suất hiệu dụng.
Hàm được hỗ trợ: round, floor, ceil, min, max, abs, pow, mod,
IF, SUM, CLAMP và PRORATE. Mục Bắt đầu nhanh gợi ý công thức thường
gặp cho từng loại tính, ví dụ lương theo ngày công thực tế, tăng ca 150 %, bảo
hiểm 8 % có trần hoặc làm tròn kết quả tra bảng.
Rifena báo lỗi khi công thức sai cú pháp, dùng biến không tồn tại, dùng biến tra bảng cho thành phần không phải tra bảng, hoặc cho kết quả không phải số tiền hợp lệ. Phím tắt trong trình soạn: ⌘Z hoàn tác, ⌘⇧Z làm lại, ⌘S áp dụng, Esc đóng.
Điều kiện
Điều kiện quyết định khi nào khoản này được tính. Dữ liệu lấy từ hồ sơ, hợp đồng và nhóm chính của nhân viên: Loại hợp đồng, Loại nhân viên, Nhóm nhân viên, Phòng ban, Đang thử việc và Thâm niên (tháng). Toán tử gồm bằng, khác, thuộc, không thuộc, lớn hơn, nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng và tồn tại.
Với mỗi kết quả bạn chọn một hành động: Tính khoản này, Giữ khoản này với số tiền 0đ hoặc Không tính và bỏ khỏi kết quả. Một điều kiện chưa có giá trị so sánh sẽ chặn xuất bản cho tới khi được điền hoặc xóa.
Nâng cao
- Kích hoạt: tắt để giữ thành phần trong mẫu mà không tính.
- Cho phép override ở cấp nhân viên, Cho phép điều chỉnh 1 lần và Override cần phê duyệt: mở đường cho điều chỉnh cá nhân ở mục bên dưới.
- Cột tổng hợp: chọn cột phiếu lương nhận kết quả, ví dụ lương cơ bản, phụ cấp, tiền làm thêm giờ, khấu trừ bảo hiểm. Không gán thì giữ cách tổng hợp theo nhóm thành phần.
- Hành động phụ: đánh dấu dữ liệu nguồn đã xử lý sau khi tính, như tăng ca đã thanh toán, nghỉ phép đã xử lý, phí phục vụ đã phân bổ, vi phạm đã xử lý hoặc ngày lễ đã liên kết. Hai thành phần không được dùng chung một hành động phụ.
Giới hạn (CAP)
Một số khoản có trần tính. Với các khoản bảo hiểm bắt buộc, trần do Quy định luật lao động quản lý theo kỳ lương và vùng lương của đơn vị: BHXH và BHYT dùng 20 lần lương cơ sở, BHTN dùng 20 lần lương tối thiểu vùng. Bạn không nhập một mức trần cố định cho các khoản này; nếu quy tắc thiếu dữ liệu, xem thử vẫn chạy với kết quả tạm tính và mục Kiểm tra mẫu báo rõ khoản chưa xác định được trần.
Với các khoản khác đủ điều kiện, mục Giới hạn (CAP) cho chọn trường bị giới hạn như giờ tăng ca hay giờ ca đêm, nhập Max (trần) và cách làm tròn: xuống 1.000đ, lên 1.000đ, gần nhất 1.000đ hoặc không làm tròn. Trần áp dụng cho giá trị gốc trước khi nhân phần trăm, và không dùng được cùng công thức tùy chỉnh.
Xem thử lương trước khi xuất bản
Tab Lương tính thử ngay trên cấu hình đang dựng:
- Chọn phạm vi xem thử: Công ty theo loại hợp đồng, Nhóm chọn nhóm, Nhóm lương hoặc Tùy chọn chọn từng người.
- Tìm và chọn một nhân viên đại diện. Từng khoản hiển thị với số tiền, kèm tổng thu nhập, tổng khấu trừ và thực nhận.
- Đọc Tổng chi phí của cả phạm vi ở cuối bảng. Đây là số Ước tính theo cấu hình hiện tại; lương thực tế phụ thuộc phiên bản được công bố, thuế TNCN theo năm của kỳ và dữ liệu tra cứu.
Bộ chọn Xem trước theo cho phép xem thử theo Cấu hình hiện tại hoặc theo một phiên bản đã xuất bản, và So sánh với bản đang áp dụng. Thuế TNCN trong xem thử tính theo biểu thuế hiện hành.
Xem thử cần quyền mô phỏng mẫu lương. Phạm vi quá lớn sẽ không tính tổng; khi đó hãy chạy bảng lương để có số chính xác. Nếu một thành phần chưa tính được, bảng báo Chưa tính đủ lương và chỉ ra thành phần cần kiểm tra.
Kiểm tra mẫu
Nút Kiểm tra mẫu trên thanh công cụ gom các nhận xét về mẫu:
- Các khoản có thể còn thiếu, ví dụ chưa thấy khấu trừ bảo hiểm hay thu hồi tạm ứng; bỏ qua nếu đã tính gộp.
- Nhiều thành phần cùng tra một nguồn dữ liệu, có thể tính trùng.
- Chưa xác định được trần bảo hiểm vì đơn vị chưa chọn vùng lương hoặc quy tắc chưa có dữ liệu hiệu lực.
- Xem thử đang khấu trừ vi phạm chấm công vượt mức cho phép trong Quy định lao động.
- Lần xuất bản gần nhất chưa thành công.
Cấu hình được kiểm tra chặt khi xuất bản; xem thử vẫn hiển thị các khoản tính được.
Lưu nháp, hoàn tác và lịch sử phiên bản
Mọi chỉnh sửa trên khung dựng là thay đổi cục bộ cho tới khi bạn Lưu nháp: Rifena đồng bộ thay đổi lên máy chủ và tạo một phiên bản nháp mới đặt làm hiện tại. Hoàn tác (⌘Z) và Làm lại (⌘⇧Z, ⌘Y) áp dụng cho thay đổi cục bộ; ⌘S lưu nháp.
Tab Lịch sử liệt kê phiên bản với nhãn Hiện tại, Nháp hoặc Lưu trữ. So sánh cho thấy thành phần thêm mới, đã xóa, thay đổi và không đổi, gồm cả thay đổi về công thức, giới hạn, điều kiện, cột tổng hợp và thuộc tính. Khôi phục tạo một bản nháp mới từ phiên bản cũ; phiên bản đang xuất bản vẫn có hiệu lực cho tới khi bạn xuất bản bản nháp đó.
Xuất bản
Chọn Xuất bản để mở hộp kiểm tra cuối:
- Thành phần: hợp lệ, hoặc số lỗi và cảnh báo cần xử lý.
- Nhân viên trùng lặp: những nhân viên đang thuộc mẫu khác trong cùng phạm vi; mẫu mới sẽ được ưu tiên cho họ.
- Thay đổi so với phiên bản đã xuất bản gần nhất.
- Chọn Xuất bản lần nữa để xác nhận. Mẫu chuyển sang Hoạt động và phiên bản mới có hiệu lực từ kỳ lương tiếp theo.
Các lỗi chặn xuất bản gồm: mẫu không có thành phần hoặc tất cả đều tắt; mã thành phần trống, quá dài, trùng hoặc dùng mã hệ thống; thành phần cần công thức mà chưa có; phần trăm tham chiếu chính nó, tham chiếu khoản không tồn tại hoặc khoản đứng sau; trần chưa nhập; điều kiện thiếu giá trị; hai thành phần dùng chung hành động phụ. Xử lý từng lỗi trên thẻ được chỉ ra, lưu nháp rồi xuất bản lại; không tạo mẫu khác để né lỗi.
Nếu có điều chỉnh cá nhân vừa được duyệt sau khi tạo nháp, Rifena tạo nháp mới kèm các điều chỉnh đó và yêu cầu bạn kiểm tra rồi Xuất bản lại.
Điều chỉnh cá nhân
Tab Điều chỉnh riêng dùng cho trường hợp một người cần khác mẫu chung: phụ cấp đặc biệt hằng tháng, thưởng dự án một lần hoặc miễn một khoản theo hợp đồng riêng. Chọn Thêm điều chỉnh cá nhân, rồi:
- Chọn Nhân viên và Thành phần lương đang bật và cho phép điều chỉnh.
- Chọn Loại override: Cố định thay bằng số tiền; Tỷ lệ áp dụng nhân giá trị hiện tại, 100 % là giữ nguyên; Giới hạn đặt trần; Vô hiệu tắt khoản cho người này.
- Nhập giá trị, Từ ngày, Đến ngày và Lý do điều chỉnh, rồi chọn Tạo điều chỉnh.
Điều chỉnh được lưu ở trạng thái Chờ duyệt và đi vào quy trình phê duyệt nếu doanh nghiệp đã dựng quy trình cho loại Ghi đè phụ cấp; nếu chưa, người có quyền duyệt xử lý ngay tại đây bằng Phê duyệt hoặc Từ chối. Khoảng ngày không được trùng với một điều chỉnh đang chờ hoặc đã duyệt của cùng khoản.
Dùng mẫu khi tính lương
Chọn Tạo kỳ lương với mẫu này trên thẻ mẫu để mở bước tạo kỳ lương với mẫu đã chọn. Kỳ lương luôn tính theo phiên bản đã xuất bản gần nhất; nếu mẫu còn thay đổi nháp, Rifena nhắc rõ trước khi tiếp tục. Nhân viên trong phạm vi nhưng không khớp loại hợp đồng của mẫu nào vẫn được tính theo công thức chuẩn.
Toàn bộ chu trình từ chốt công đến thanh toán nằm ở Chu trình lương hằng tháng.
Lệnh nhanh và phím tắt
| Phím tắt | Tác dụng |
|---|---|
| ⌘K | Mở bảng lệnh nhanh |
| ⌘Z | Hoàn tác thay đổi cục bộ |
| ⌘⇧Z hoặc ⌘Y | Làm lại |
| ⌘S | Lưu nháp |
| Esc | Đóng trình soạn công thức hoặc hộp thoại đang mở |
An toàn và giới hạn cần biết
- Xuất bản không hoàn tác, nhưng phiên bản cũ vẫn nằm trong Lịch sử để so sánh và khôi phục thành nháp mới.
- Trần bảo hiểm bắt buộc, giá trị pháp lý và thành phần hệ thống không sửa được trong mẫu; hãy sửa quy tắc có hiệu lực trong Quy định luật lao động.
- Quy tắc lao động ở chế độ Chặn phải được xử lý trước khi xuất bản hoặc tính lương; chế độ Cảnh báo chỉ nhắc và không chặn.
- Với doanh nghiệp tại Việt Nam, vi phạm chấm công là điểm và số tiền tham chiếu; Rifena không cho khấu trừ lương tự động từ vi phạm, và mẫu vi phạm nguyên tắc này bị chặn khi xuất bản.
- Mẫu đã xuất bản tiếp tục được dùng kể cả khi gói dịch vụ sau này không còn module, nhưng bạn không sửa hay xuất bản phiên bản mới được.
- Người chỉ có quyền xem thấy mẫu nhưng không lưu nháp, xuất bản hay xem thử được.