Tra cứu
Đổi ca / Nhận ca: chế độ xem và vòng đời
Đổi ca là nhu cầu rất thật của nhân viên và cũng là việc quản lý ngại nhất vì dễ mất kiểm soát. Rifena cho nhân viên tự đề xuất và nhận ca, còn quyết định cuối vẫn thuộc về quản lý, với vòng đời rõ ràng của từng yêu cầu.
Một yêu cầu chỉ hoàn tất khi người nhận ca và người duyệt cần thiết đã xử lý, trạng thái cuối rõ ràng và lịch thực tế phản ánh kết quả.
Chọn đúng chế độ xem
Hai kiểu yêu cầu dễ nhầm
- Đổi ca với người cụ thể: người tạo đề nghị đổi ca với một người nhận xác định. Người nhận phải chấp nhận trước khi yêu cầu đi tiếp nếu quy trình yêu cầu.
- Tìm người nhận ca: ca được mở cho những người đủ điều kiện. Một người phù hợp có thể chọn nhận; hệ thống vẫn có thể yêu cầu quản lý duyệt.
Trước khi gửi, kiểm tra ngày, ca đang có, ca muốn nhận/đổi và người liên quan. Không dùng ghi chú để thay thế việc chọn đúng ca.
Hành động theo trạng thái
- Chấp nhận
- Người được đề nghị đồng ý tham gia yêu cầu đổi ca; chưa đồng nghĩa quản lý đã duyệt.
- Nhận ca
- Người đủ điều kiện nhận một ca mở; hành động biến mất khi ca đã có người nhận, hết hạn hoặc có xung đột.
- Duyệt / Từ chối
- Chỉ dành cho người có quyền và yêu cầu đang chờ quyết định trong phạm vi của họ.
- Sửa
- Chỉ khả dụng khi yêu cầu chưa đi quá trạng thái cho phép thay đổi.
- Hủy
- Người đang tham gia yêu cầu, hoặc quản lý có quyền, có thể dừng yêu cầu còn Chờ xử lý/Đã chấp nhận; lịch sử đã xảy ra vẫn được giữ.
- Hoàn tác
- Dùng cho trường hợp đã hoàn tất nhưng còn thuộc điều kiện cho phép hoàn tác; đọc ảnh hưởng đến lịch trước khi xác nhận.
Các trạng thái có thể gồm Chờ xử lý, Đã chấp nhận, Đã duyệt, Người nhận từ chối, Quản lý từ chối, Đã hủy, Hết hạn và Đã hoàn tác. Tên hành động luôn phải được hiểu cùng trạng thái hiện tại, không chỉ theo vai trò của người đăng nhập.
Kiểm tra kết quả
- Mở lại yêu cầu và xác nhận trạng thái cuối, người đã xử lý và ghi chú.
- Mở Vận hành → Chấm công → Lịch & Ca → Phân ca ở đúng ngày.
- Kiểm tra người làm thực tế đã nhận đúng ca và ca cũ không còn nằm sai người.
- Nếu ca đã bắt đầu hoặc bảng công đã phát sinh, rà cả dữ liệu chấm công; trạng thái yêu cầu đúng chưa tự chứng minh bảng công đúng.
Khi không thấy hành động
- Chờ duyệt bị mờ: tài khoản không có quyền duyệt.
- Không thấy Nhận ca: ca không còn mở, người dùng không đủ điều kiện hoặc có xung đột lịch.
- Không thấy Hủy: yêu cầu không còn Chờ xử lý/Đã chấp nhận, hoặc tài khoản không phải người liên quan và không có quyền quản lý yêu cầu.
- Danh sách trống: bỏ bộ lọc trạng thái/ngày, sau đó kiểm tra phạm vi nhóm.
Xem thêm Chấm công: Lịch & Ca và Sự cố chấm công.